Millä tavoin saada työntekijät viihtymään työssään paremmin? Lue koostamamme kahdeksan vinkkiä, joiden avulla saavutetaan korkeampi henkilöstötyytyväisyys tehokkaan työvuorosuunnittelun kautta.
Työntekijöiden hyvinvointi on tärkeää. Kun työntekijät ovat tyytyväisiä, liiketoiminnan tuottavuus, asiakaspalvelun taso ja jopa turvallisuusmääräysten noudattaminen nousevat. Henkilöstötyytyväisyyden pitäminen korkealla ei aina ole helppoa, mutta se on silti saavutettavissa oleva asia. On toki monia tekijöitä, jotka siihen vaikuttavat. Siihen myös tarvitaan vahva perusta, jonka päälle rakentaa. Ja tämä perusta on työvuorosuunnittelu. Kun työvuorojen suunnittelu on kunnossa, on helppo edistää työntekijöiden hyvinvointia myös muissa asioissa.
Erityisesti vuorotyöpainotteisilla aloilla työskenteleville esimiehille työvuorosuunnittelun haasteet ja yksityiskohdat ovat tuttuja. Työvuorosuunnitteluun liittyvään palapeliin esimiehillä kuuluu viikossa keskimäärin 7 % kokonaistyöajasta. Ja välillä työvuorojen parissa työskentely saattaa muistuttaa jopa Rubikin kuutiota, jossa yksikin väärä siirto sekoittaa jälleen koko järjestelyt. Tämä johtuu siitä, että työvuorosuunnittelussa on monia tekijöitä, joita täytyy ottaa huomioon – muun muassa työntekijöiden toiveet, työaikalaki ja kyseisen yksikön kannattavuus. Silti työvuorosuunnittelua voidaan käyttää avaimena henkilöstötyytyväisyyden nostamiseen.
RYANAIRIN TAPAUS
Pahimmassa tapauksessa huonosti organisoidut työvuorot ja sitä kautta tyytymättömät työntekijät voivat johtaa suurinkiin ongelmiin – ja jopa lööppeihin asti! Tästä hyvänä esimerkkinä on Ryanairin lentäjien työvuoroissa ilmenneet ongelmat, mikä johti 20 000 peruuntuneeseen lentoon. Lopputuloksena oli valtava määrä niin tyytymättömiä lentäjiä kuin myös tyytymättömiä matkustajia. Jos työntekijät eivät tiedä milloin työskentelevät ja milloin eivät, on soppa valmis.
Selkeä työvuorosuunnittelu johtaa sopivaan tasapainoon työn ja vapaa-ajan välillä. Näin myös vältytään siltä, että työntekijät olisivat töissä väsyneinä tai liian kuormittuneina, mikä puolestaan heikentäisi työn laatua. Mutta millä keinoin työvuorosuunnittelu saadaan kuntoon?
Lue alta 8 täsmävinkkiä työvuorosuunnittelun tehostamiseen ja henkilöstötyytyväisyyden nostamiseen.
1. JOUSTAVUUDEN TÄRKEYS
Monet vuorotyöntekijät arvostavat joustavuutta ja selkeästi aikataulutettua työtä, varsinkin osa-aikaisessa työsuhteessa. Tätä arvostusta pitää kunnioittaa. Jos työntekijä haluaa vaihtaa työvuoroaan sovitun varoitusajan puitteissa, tuo työvuorojen vaihtamiseen taipuva järjestelmä automaattisesti ratkaisun tilanteeseen. Sellaisen avulla varmistetaan myös helposti, että työtuntimäärät korreloivat työntekijän sopimukseen – oli kyseessä osa-aikainen tai kokoaikainen työsopimus.
Emme kuitenkaan suosittele autonomista työvuorosuunnittelua. Se on työvuorosuunnittelun lähestymistapa, joka toimii hyvin teoriassa, mutta johtaa moniin haasteisiin ja kiistoihin työpaikalla.
2. TYÖNTEKIJÖIDEN TOIVEIDEN ARVOSTAMINEN
On tärkeää arvostaa työntekijöiden työaikatoiveita ja -rajoitteita. Tämä tarkoittaa sitä, että työnantajan tulee esimerkiksi osata huomioida työntekijöidensä säännöllisesti toistuvat menot. Ei voida olettaa, että vanhempi, jonka pitää hakea lapsensa aina tiistaisin kello 14 päivähoidosta, voisi silloin olla töissä. Kun toiveet työvuoroista otetaan huomioon, on työntekijä myös motivoituneempi silloin kun on työnteon aika.
3. HUOMIOI TYÖNTEKIJÖIDEN OSAAMINEN
Saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, että jokaisen työntekijän kuuluisi olla sellaisissa työtehtävissä, jotka vastaavat hänen osaamisaluettaan. Kiireen keskellä kuitenkin välillä ajaudutaan tilanteeseen, jossa työntekijä joutuu paikkaamaan sellaisiakin työtehtäviä, jotka ovat vaativuustasoltaan liian korkeita. On tärkeää, että työntekijä voisi luottaa siihen, että annetut työtehtävät vastaavat hänen todellista osaamistasoaan. Näin työympäristö pysyy turvallisena. Lisäksi työntekijän ei tarvitse stressata tilanteita, joissa hänen pitäisi improvisoida paikatakseen puuttuvia taitojaan. On kaikkien etu, että työntekijä sijoitetaan työtehtävään, jossa hänen osaamisensa pääsee oikealla tavalla esille.
4. TAUKOJEN MERKITYS
Palautumisen kannalta tauot ovat ensiarvoisen tärkeitä. Tauot työpäivän aikana auttavat työntekijöitä antamaan parastaan myös seuraavien tuntien aikana. Tauot lisäävät työntekijöiden hyvinvointia, ja siksi ne ovat myös olennainen osa työaikalainsäädäntöä.
5. TASAPUOLINEN TYÖVUOROSUUNNITTELU
On tärkeää, että esimies noudattaa työvuorosuunnittelussa tasapuolisuutta. Vaikka esimies ystävystyisikin joidenkin työntekijöiden kanssa enemmän kuin toisten, ei tämä kuitenkaan voi näkyä suosimisena työvuorojen suhteen. Vaikka ystävystymisessä ei ole mitään väärää – päinvastoin, se lisää työpaikan sisällä tyytyväisyyttä, luovuutta, tehokkuutta ja tiimihenkeä – voi sen näkyminen työvuorosuunnittelussa aiheuttaa suurtakin närää. Ystävyys ja työvuorosuunnittelu kannattaa siis pitää kahtena erillisenä asiana.
6. “CLOPENING” – LIIAN LYHYET LEPOAJAT
”Clopening” on varsinkin Yhdysvalloissa käytetty termi, jolla viitataan erityisesti vähittäiskaupan ja ravintola-alan ilmiöön työvuorosuunnittelussa. Termi on yhdistelmä sanoista “close” ja “open”, eli tilanteesta, jossa saman työntekijän oletetaan sulkevan liikkeen illalla ja taas avaamaan sen aamulla. Tämä vie helposti tilanteeseen, jossa työntekijä stressaantuu ja väsyy.
Usein “clopening”-vuorojen teettämisen taustalla on se, että tietyt työntekijät osaavat sekä avata että sulkea kassan, ja sitä myötä myös koko liikkeen aamuin illoin. Ei missään nimessä ole optimaalista, että vain yksi työntekijä osaa nämä toimenpiteet. Suomessa kuitenkin työaikalain ja työehtosopimusten raamit pitävät huolta vuorojen välillä tarvittavista lepoajoista.
7. TYÖVUOROJEN ENNUSTETTAVUUS
Henkilöstötyytyväisyyden kannalta on tärkeää, että työntekijät tietävät työvuoronsa hyvissä ajoin etukäteen ja että lyhyellä varoitusajalla tapahtuvat muutokset ovat minimissään. 17 % työntekijöistä työskentelee epäsäännöllisten työvuorojen piirissä. Työvuorojen ennustettavuuden puuttuminen saattaa aiheuttaa haasteellisia tilanteita työntekijän perhe-elämälle, ja siten stressiä ja tyytymättömyyttä myös työoloihin. Tarpeeksi hyvissä ajoin julkaistut työvuorot ovat avain työntekijöiden hyvinvointiin!
8. RUUHKAHUIPUT HALTUUN
Kova kiire? Työntekijät kokevat usein työpäivänsä ruuhkahuiput stressaavina, kun he tekevät parhaansa palvellakseen asiakkaita ja saadakseen jonot liikkumaan mahdollisimman nopeasti. Ruuhka-ajat eivät kuitenkaan yleensä kestä koko päivää, vaan niiden vastaparina ovat rauhallisemmat työtunnit. Silloin työntekijöillä saattaa jopa välillä olla tekemisen puutetta. Näiden kahden ääripään tasapainottaminen on taitolaji myös työvuorosuunnittelussa, mutta kun tämäkin työvuoron ulottuvuus saadaan kuntoon, tuo se osaltaan entistäkin enemmän motivaatiota myös työntekijöille hoitaa työnsä hyvin.
TEKOÄLYSTÄ LISÄPOTKUA HENKILÖSTÖTYYTYVÄISYYTEEN
Toivottavasti koit koostamamme vinkit työvuorosuunnitteluun hyödyllisiksi! Vaikka ne saattavatkin kuulostaa helpoilta, ei niiden toteuttaminen aina ole niin yksinkertaista – etenkin, jos työntekijöitä on paljon. Tuorein työvoimanhallinnan teknologia tuo kuitenkin suuren avun tähän yhtälöön, sillä sen avulla voidaan optimoida työvuorosuunnittelua ja pitää yllä sen tehokkuus, asiakaspalvelun asettamat vaatimukset sekä työehtosopimusten noudattaminen. Uudella teknologialla voidaan automaattisesti generoida työvuoroja, joiden avulla noudatetaan työehtosopimusten sääntöjä ja voidaan sijoittaa työntekijät juuri oikeisiin työvuoroihin sopimusten, työnkuvan, taitojen ja työvuorotoiveiden pohjalta. Tekoälyn avulla työvuorolistojen suunnittelu on helpompaa kuin koskaan aikaisemmin – ja lisäksi työntekijäsi voivat hyvin!
