Partioaitta on ottanut käyttöönsä Quinyxin työvoimanhallintajärjestelmän. Turun Hansakorttelin ja Kauppakeskus Skanssin liikkeiden myymäläpäällikkö Harri Valtamo on ollut tyytyväinen sekä järjestelmään että sen vaivattomaan aloitukseen.
”Uuden järjestelmän käyttöönotto aloitettiin syys-lokakuussa 2018, ja siitä edettiin porrastetusti ja pala kerrallaan. Heti joulukuussa Partioaitan palkka-ajot tehtiin Quinyxillä. Siitä lähtien Quinyx on ollut ainoana järjestelmänä kaikissa myymälöissämme. Tämä oli hyvin nopea käyttöönottoprosessi, kaikki on sujunut kompaktisti ja tiiviisti”, Valtamo toteaa.
Kun esimiehet oltiin saatu koulutettua, vietiin Quinyxiä eteenpäin myymälähenkilökunnalle. Työntekijät oppivat ripeästi käyttämään mobiilisovellusta. Valtamon mukaan sen helppoudesta on kiitelty – työntekijät voivat muokata oman näkymänsä vapaasti ja esittämään esimerkiksi vapaapäivätoiveitaan joustavasti. Näin työntekijät pääsevät itse vaikuttamaan työvuoroihin; työhyvinvointi nousee, kun heidän vapaa-aikaansa arvostetaan.
Merkittävä tekijä Valtamon mielestä on myös se, että Quinyxin avulla henkilökunnan sitouttaminen ja vastuu jokaisen omaan työhön tiivistyy. Esimiehen näkökulmasta työvuorosuunnittelu helpottuu, kun järjestelmän avulla vapaatoiveet, vuosilomat ja sairauspoissaolot voidaan nopeammin käsitellä. ”Järjestelmä pitää laajasti langat käsissään, ja siksi se on helppo hallita. Pidän siitä, että pääsen nopeasti näihin tietoihin käsiksi myös mobiilista – jos vaikkapa työntekijä sairastuu äkillisesti, pystyn hoitamaan tilanteen vaikken olisi toimistolla työkoneeni äärellä.”
"Varsinkin isommissa yksiköissämme työajan säästö moninkertaistuu ihan huikeasti. Kun aikaa säästyy, säästetään aina myös palkkakustannuksissa."
Quinyxin käyttö on Partioaitassa vapauttanut paljon työaikaa muihin tehtäviin, kuten asiakaspalveluun, kehitystyöhön ja hallinnollisiin tehtäviin. ”Suurin ajansäästö kulminoituu palkka-aineiston hyväksymiseen, etenkin kyseisenä päivänä,” Harri Valtamo toteaa. ”Quinyxin myötä meillä on merkittävästi vähemmän tekemistä kuin aikaisemmin, jolloin jokainen työvuoron kummallisuus piti erikseen tarkastaa. Voimme luottaa järjestelmään, ja se pitää myös automaattisesti huolen siitä, että alan työehtosopimuksen raameja noudatetaan. Lisäksi työajanseuranta on sujuvaa: työntekijöiden leimauksia ja mahdollisia korjauksia on helppo seurata. Quinyxin käyttö on meillä jopa puolittanut sen päivän työajan. Varsinkin isommissa yksiköissämme työajan säästö moninkertaistuu ihan huikeasti. Kun aikaa säästyy, säästetään aina myös palkkakustannuksissa.”
Pääkäyttäjän ominaisuudessa Valtamo opastaa myös kollegojaan uuden järjestelmän käyttöönotossa. ”Koulutusvastuu on minulle mieluisa, sillä minulla on luontainen taipumus ja kiinnostus oppia uutta ja jakaa oppimaani. Ja Quinyxin käyttö on muutenkin hyvin helppoa – pääkäyttäjänkin näkövinkkelistä esimerkiksi asetusten luominen ja muokkaaminen on selkeää.”
"Jos meillä on mitä tahansa tarpeita tai toiveita käyttöliittymän suhteen, kaikki otetaan huomioon"
Minkälainen oli Quinyxin käyttöönotto? ”Aluksi meillä oli muutama tapaaminen Quinyxin asiantuntijan kanssa, ja varsinainen pääkoulutus järjestettiin yhtenä päivänä kattavasti. Vaikka tietoa on paljon, se saatiin kuitenkin kiteytettyä tosi selkeään muotoon”, Valtamo kertoo. Hänen mukaansa projektia on käyttöönoton jälkeenkin saatu vietyä hyvin eteenpäin, ja mahdollisiin lisäkysymyksiin hän on aina saanut nopeasti ja joustavasti vastauksia Quinyxiltä. ”Jos meillä on mitä tahansa tarpeita tai toiveita käyttöliittymän suhteen, kaikki otetaan huomioon. Lisäksi odotamme innolla kaikkia uusiakin toiminnallisuuksia!”
Harri Valtamo on ollut Partioaitan palveluksessa yli kuusi vuotta. ”Työssä parasta on monipuolisuus”, hän summaa. ”Saan tehdä asiakaspalvelutyötä, josta edelleen kaikkien näiden vuosienkin jälkeen nautin. Pääsen toimimaan henkilöstön kanssa ja saan joka päivä tehdä töitä toimivilla järjestelmillä, siitä tykkään. Parasta ovat sekä mukavat asiakkaat että työkaverit!”
"Partioaitta edustaa vastuullisesti kaupan alaa, kaikkia tahoja kunnioittaen"
Partioaitta on perinteikäs ja iso toimija – se edustaa Valtamon mukaan ”alan parasta outdoor-hommaa”. Asiakkaat tuntevat yrityksen vastuullisena ja arvostettuna tekijänä, ja Partioaitta onkin vuosina 2018 ja 2019 valittu alansa vastuullisimmaksi brändiksi Suomessa Sustainable Brand Index -kuluttajatutkimuksessa. ”Partioaitta edustaa vastuullisesti kaupan alaa, kaikkia tahoja kunnioittaen. Meillä on esimerkiksi Asunnottomien yön takkikeräys ja klubilaistemme kautta erilaista hyväntekeväisyystoimintaa.”
Partioaitassa on noin 170 työntekijää ja se on osa kansainvälistä Fenix Outdoor -konsernia. Yrityksessä on sekä kokoaikaisia että osa-aikaisia työntekijöitä. Työntekijöistä osa on opiskelijoita, Valtamon mukaan ”tulevaisuuden tärkeitä ammattilaisia”. Quinyxin avulla voidaan helposti merkitä eri työntekijöiden käytettävyys. ”Järjestelmä tietää, milloin he ovat luennoillaan ja milloin käytettävissä töihin.” Osa Partioaitan liikkeistä on seitsemänä päivänä viikossa auki, etenkin kauppakeskuksissa. Sen lisäksi työvuorosuunnittelussa täytyy huomioida erikoisaukioloajat ja eri kampanjat, jotka myös voidaan kaikki huomioida Quinyxin käyttöliittymässä.
"On kaikille etu, että työntekijöitä voidaan tarvittaessa siirtää ketterästi, jos toisessa liikkeessä tarvitaan lisää työvoimaa."
Entä suosittelisitko Quinyxiä? ”Kyllä, suosittelisin. Järjestelmä toimii organisaatiossamme erittäin hyvin. Näkisin, että se tarjoaa paljon myös meitä monimuotoisemmille aloille, esimerkiksi ravintola-alalle. Sillä alalla on usein paljon yksiköitä ja vaihtelevalla työmäärällä tekeviä työntekijöitä. Quinyx tarjoaa loistavia mahdollisuuksia siihen. Meillä Partioaitassa näkee, kuinka työvuorojen optimointi toimii jo kahden liikkeen välillä. Pääkaupunkiseudulla meillä on enemmän henkilöstöä, yhteensä kuusi myymälää. On kaikille etu, että työntekijöitä voidaan tarvittaessa siirtää ketterästi, jos toisessa liikkeessä tarvitaan lisää työvoimaa.”
Harri Valtamo kertoo Partioaitan löytäneen Quinyxin, kun pyydettiin tarjousta muutamalta eri toimijalta. ”Kun kaikkien työvoimanhallintajärjestelmien plussat ja miinukset yhdistettiin, Quinyx lipui voittajana maaliin.”