Haastattelimme JOSEPHILLA Retail Operations -päällikkönä työskentelevää Hanna Creightonia, joka kertoi meille hyödyistä, joita JOSEPH on saavuttanut työntekijäportaalin avulla.
Hyödyt tiivistettynä:
- Työntekijöiden aikaa säästyy, kun kaikki tieto löytyy yhdeltä alustalta
- Viestintä myymälöiden ja pääkonttorin välillä on kehittynyt
- Työntekijä- sekä asiakaskokemus ovat parantuneet
Työntekijäportaali ratkaisuna sekavaan viestintään
JOSEPH hoiti pitkään suurimman osan viestinnästä tulostamalla kaikki dokumentit paperiversioina, jonka jälkeen yritys siirtyi käyttämään sähköpostia pääasiallisena viestintäkanavana tulosteiden lisäksi. Viestintä oli kuitenkin todella sekavaa, sillä eri dokumentteja oli paljon, eikä työntekijöillä ollut käsitystä oliko dokumenteissa oleva tieto oikein ja ajan tasalla.
Tarvittiin ratkaisu, jossa kaikki tarvittava tieto olisi kootusti ja helposti saatavilla työntekijöille.
Työntekijäportaali osoittautui loistavaksi ratkaisuksi JOSEPHin tarpeisiin. Uuden alustan käyttöönottoa varten Quinyxin asiakaspäällikkö, Simon, järjesti aluksi koulutustilaisuuden JOSEPHin työntekijöille, jonka jälkeen tiivis yhteistyö Quinyxin ja JOSEPHin välillä on jatkunut.
’Silta’ pääkonttorin ja myymälöiden välillä
Sisäisesti JOSEPHissa käytetään Quinyxistä nimitystä silta (bridge) pääkonttorin ja myymälän välillä. Työntekijäportaalin ansiosta kaikki tarvittava tieto löytyy nyt kootusti yhdestä järjestelmästä. Tällä hetkellä työntekijäportaali on käytössä 19 myymälässä yhteensä 120 työntekijällä.
Kaiken kaikkiaan lähetettyjen sähköpostien määrä pääkonttorin ja myymälöiden välillä on vähentynyt 50 prosentilla, jonka seurauksena JOSEPHin työntekijöille on vapautunut useita työtunteja päivässä muiden työtehtävien suorittamiseen.
Työntekijäportaalin avulla tieto myös tavoittaa paremmin oikeat henkilöt. Aiemmin sähköpostit menivät suoraan myymälöihin ja esimerkiksi esihenkilön ollessa lomalla, viestin saattoi lukea toinen työntekijä, eikä viesti näin tavoittanut oikeaa henkilöä.
Työntekijäportaalin kyselytoiminnallisuus on myös edistänyt myymälöiden ja pääkonttorin välistä viestintää. JOSEPHissa tarkasteltiin hiljattain yrityksen kestävän kehityksen käytäntöjä. Kyselyjen avulla saatiin helposti kerättyä työntekijöiden näkemyksiä muun muassa pakkausten kehittämiseen ja myymälöiden kierrätyskäytöntöihin liittyen.
Työntekijäkokemusta edistävä järjestelmä
Yksi Quinyxin hyödyistä on, että järjestelmä kehittyy jatkuvasti. Esimerkiksi hakutoiminnot sekä tiedostonhallinta ovat kehittyneet ja ovat nyt helppokäyttöisiä työntekijöille. Työntekijöillä ei enää kulu työaikaa tiedon etsimiseen ja he pystyvät nyt käyttämään työaikansa tehokkaammin. Myös asiakaskokemus on parantunut, sillä työntekijät löytävät vastaukset asiakkaiden kysymyksiin nopeasti työntekijäportaalista.
Lisäksi myymälöiden välinen viestintä sekä yhteisöllisyys ovat parantuneet työntekijäportaalin ansioista. Joulunaikaan JOSEPH järjesti 12 päivää joulua -kilpailun, jossa myymälöitä kannustettiin julkaisemaan kuvia ja videoita myymälän arjesta. Chat-toiminnallisuuden avulla työntekijät voivat keskustella toisilleen, olivatpa he sitten Lontoossa, Briminghamissa tai Lillessä – tämä lisää työntekijöiden kokemaa yhteisöllisyyden tunnetta ja parantaa viestintää työntekijöiden välillä.
Työntekijäportaalin tarinatoiminnallisuutta JOSEPH hyödyntää työntekijöiden palkitsemiseen, avointen työpaikkojen julkaisemiseen sekä uutisten jakamiseen. Tarinoissa voidaan jakaa esimerkiksi yrityksen tuloksia ja esitysmateriaaleja, sillä kyseessä on sisäinen työkalu. Jopa JOSEPHin ylin johtoryhmä on jakanut tarinoissa esittelyvideoita itsestään.
Työntekijäportaali edistää niin työntekijöiden kuin esihenkilöidenkin työntekijäkokemusta – työntekijäportaalia voi käyttää missä tahansa ja kaikki tarvittava tieto löytyy helposti yhdeltä alustalta.
Tiivis yhteistyö jatkuu
Seuraavaksi JOSEPHin on tarkoitus ottaa työntekijäportaali käyttöön myös Ranskan toimipisteissä ja luoda alusta ranskaksi työntekijäkokemuksen edistämiseksi.
Kaikkien JOSEPHin myymälätiimien tavoitteena on asiakaskokemuksen parantaminen ja uusien järjestelmien tulee edistää tätä tavoitetta. Quinyx on jo nyt auttanut JOSEPHia tavoitteessa ja yrityksessä uskotaan, että yhteistyö tiivistyy tulevaisuudessa.
Lue lisää, miten Quinyxin työntekijäportaali voi auttaa yritystäsi tehtävienhallinnassa ja viestinnässä.