Digitalisierung à la Stena Line

Im Jahr 2017 begab sich Stena Line auf eine transformative Reise, um die Prozesse des Unternehmens zu digitalisieren und zu konsolidieren. Für Margareta Jensen Dickson,Chief People and Communication Officer bei Stena Line, führte die Reise zu einer erfolgreichen Partnerschaft mit Quinyx. Gemeinsam wurde ein ganzheitlicher Ansatz für die Personaleinsatzplanung des Unternehmens entwickelt.

"Wenn man von digitaler Transformation spricht, denkt man, dass es eine technologische Transformation ist. Aber in Wirklichkeit geht es um einen Wandel in der Einstellung und im Verhalten der Menschen", sagt Margareta.

Margareta kam 2015 zu Stena Line, einer der weltweit führenden Reedereien und Teil der Stena-Gruppe. Es dauerte nicht lange, bis das Unternehmen die digitale Transformation einleitete und damit begann, die aktuellen IT-Systeme und -Prozesse abzubilden.

"Wir haben sehr schnell verstanden, dass es eine Vielzahl von IT-Systemen in verschiedenen Unternehmensbereichen gab. Eine der wichtigsten Aufgaben der Digitalisierung ist es, die Daten richtig zu zusammenzuführen und zu nutzen. Was jedoch zur Herausforderung werden kann, wenn man viele verschiedenen Systeme hat, die nicht miteinander interagieren.

Während dieser Zeit, hörte ich, dass unsere dänischen Kolleg:innenen eine Workforce Management Lösung namens Quinyx eingeführt hatten. Kurze Zeit später habe ich eine Einladung von der Kammer erhalten für eine Veranstaltung von Quinyx, die mich dazu brachte zu prüfen, ob die Lösung auch für unsere gesamtes Unternehmen geeignet sein könnte",  erinnert sich Margareta.

Bei einem aufwändigen Beschaffungsprozess für die Personaleinsatzplanungs-Software bewertete Stena Line 16 verschiedene Anbieter.

Während des Prozesses erkannten Sie, dass Quinyx ihre Anforderungen an eine moderne, intuitive und nutzerfreundliche Lösung für die Personaleinsatzplanung am besten erfüllt. 

Optimierter Abgleichungsprozess

Erik Paulsson, Business Development Manager bei Quinyx, erklärt die Idee, die hinter der Software steckt: "Im Wesentlichen optimiert Quinyx den Abgleichungsprozess zwischen dem Arbeitsbedarf und der Mitarbeiterverfügbarkeit.

Das bedeutet, die Mitarbeitenden in den Entscheidungsprozess mit einzubeziehen und ihnen die Möglichkeit zu geben, mitzubestimmen, wann sie arbeiten möchten.

Dadurch sind nicht nur die Mitarbeitenden glücklicher und produktiver, sondern auch das Unternehmen wird leistungsstärker. Das Risiko von kurzfristigen Ausfällen sinkt, und die Mitarbeitenden bleiben länger im Unternehmen."

Magareta erklärt: "Es vereinfacht das Leben ungemein. In diesem Bereich gibt es oft veraltete Prozesse: Die einzige Kommunikation erfolgt per Telefon. Und die Schichtpläne werden auf Basis von Excel-Dokumenten angefertigt und veröffentlicht.

Mit Quinyx ist es so einfach wie der Kauf einer Kinokarte.

Sowohl aus der Sicht der Beschäftigten als auch aus der Sicht der Führungskräfte ist es einfach zu bedienen. Das Feedback unserer Manager, die Quinyx bereits einsetzen, lautet, dass es kein Zurück mehr gibt, sondern dass dies die Zukunft ist."

Flexibilität als Motivationsfaktor

Laut Erik müssen Unternehmen heute neue Wege finden, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

"Was ist ein Job? Was bedeutet es, ein Mitarbeitender zu sein? Es ist inzwischen ein Arbeitnehmermarkt in vielen Branchen. Und wir sehen, dass Flexibilität ein ausschlaggebender Faktor für die Jobwahl sein kann - mehr als Gehalt sogar.

Das Einbeziehen der Mitarbeitenden in die Prozesse ist heute kein Benefit mehr, sondern unabdingbar, um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen."

Margareta stimmt dem zu: "Es ist einer der Megatrends, den wir in der heutigen Zeit beobachten können. Der "War of Talent" gepaart mit der Urbanisierung und Globalisierung hat den Arbeitsmarkt globalisiert - man kann heute überall arbeiten.

Das Recruiting der Mitarbeitenden ist dabei die Herausforderung. Das wurde inzwischen für uns zur strategischen Herausforderung, und wir fragen uns ständig: "Was können wir tun, um als Arbeitgebender noch attraktiver zu werden?".

Schwedische Führung

Die digitale Transformation einer Organisation schafft auch Transparenz in Prozessen und Entscheidungen, die laut Margareta ein Markenzeichen der schwedischen Führungskultur ist.

"Ich sage oft, dass man sich mit Leuten umgeben sollte, die besser sind als man selbst und sie ihren Job weitermachen lassen sollte. Das ist die schwedische Führung.

Wir geben Autonomie ab und glauben an die Menschen. Wir verwalten nicht im Kleinen, wir lassen die Leute einfach machen. Hier kommt die Transparenz zum Tragen. Es gibt eine Verschiebung von Wissen zu Macht, denn Systeme und Digitalisierung ermöglichen es uns, das Wissen zu teilen. Die schwedische Führung ist etwas, worauf wir stolz sein können. Basierend auf dem, was auf der ganzen Welt passiert, wird diese Bewegung an vorderster Front stattfinden", sagt Margareta.

Erik ergänzt: "Das ist eine Herausforderung für die Unternehmenskultur, die wir oft mit  Führungskräften diskutieren. Wir fragen sie: Inwieweit sind Sie bereit, Ihre Mitarbeitenden in den Entscheidungsprozess einzubeziehen? Nicht jeder versteht Transparenz und Zusammenarbeit als entscheidende Faktoren für den zukünftigen Erfolg.

Es gibt oft eine Lernkurve, die wir bei der Diskussion über diesen Wandel berücksichtigen müssen. Und wir müssen die kulturellen Auswirkungen einer modernen Personaleinsatzplanung auf jedes Unternehmen berücksichtigen.

Bei Stena Line waren unsere Werte von Anfang an aufeinander abgestimmt, so dass es sehr einfach war, vom "Warum" zum "Wie" zu gelangen und der technische Aspekt dann ganz natürlich zum Tragen kam".

Kultureller Wandel

Die digitale Transformation umfasst mehr als nur die Technologie. Laut Margareta geht es auch um Menschen: "Wenn man von digitaler Transformation spricht, denkt man häufig, dass es nur mit technischer Transformation zu tun hat, aber es steckt noch viel mehr dahinter. Es geht um neue Arbeitsweisen, ein Umdenken und veränderte Verhaltensweisen bei Menschen. Die Menschen müssen verstehen, dass sich unsere Welt verändert und wir müssen uns mit ihr entwickeln oder wir werden abgehängt." "Wenn Menschen davon betroffen sind, werden die Auswirkungen deutlich erkennbar"

Erik erklärt: "Unsere App erhält viele positive Bewertungen von unseren Nutzer:innen. Nicht nur, weil es eine tolle App ist, sondern auch weil sie das Verhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden verbessert".

Beziehungen, die auf Vertrauen beruhen

Was ist also der Schlüssel zu einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung? Erik sagt: "Eine Beziehung beginnt mit einer gemeinsamen Vision und einem gemeinsamen Ziel, und es führt zu einem Versprechen, dass das Ziel gemeinsam erreicht wird und es kein Ende der Beziehung gibt.

Die Zeiten des Vertriebs, einfach etwas zu verkaufen und sich dann nie mehr zu sprechen, sind vorbei. Die Meinung von Stena Line ist uns wichtig und wird zukünftig in der Entwicklung von Quinyx mit berücksichtigt, da es immer hilfreich ist, Feedback erhalten und die Optimierung stetig voranzutreiben.

Für uns kann Erfolg nur dann möglich sein, wenn es auf Gegenseitigkeit beruht. Wenn Stena Line erfolgreich ist, dann ist Quinyx es auch." Abschließend von Margareta: "Eine Beziehung basiert auf Vertrauen. Wenn du ein Versprechen gegeben hast, stehst du zu deinem Wort. Es geht auch darum, sich gegenseitig zu helfen. Wenn ich die Möglichkeit habe, Quinyx erfolgreicher zu machen, wird es für uns beide positiv sein."