Die Geschichte von Den Gamle By
Unsere Geschichte beginnt vor fast 110 Jahren, als Den Gamle By während der Landesausstellung in Aarhus, Dänemark, im Jahr 1909 gegründet wurde. Damals verlegte der Gründer Peter Holm das alte Bürgermeisterhaus auf die Landesausstellung, eine große Industrie-, Handwerks- und Kulturausstellung, bei der die Gäste der Ausstellung die Möglichkeit hatten, den Hof zu besuchen. Obwohl die Landesausstellung ein finanzieller Misserfolg war, waren die Besuche im Borgmestergården ein großer Erfolg. Im Jahr 1914 wurde Den Gamle By offiziell gegründet, und Borgmestergården war das erste ausgestellte Haus.
Die Stadt wurde kontinuierlich erweitert und stellt heute eine Zeitreise vom 16. Jahrhundert bis ins Jahr 2014 dar. Hier können die jährlich rund 500.000 Besuchenden mehr über die Vergangenheit lernen, die Gegenwart reflektieren und sich Gedanken über die Zukunft machen.
Den Gamle By wird täglich von einem qualifizierten Team aus 1.000 Mitarbeitenden betrieben, darunter Festangestellte, Aushilfskräfte, Freiwillige, Akademiker, Handwerker, sowie Jung und Alt.
Keine zeitaufwändigen und manuellen Prozesse mehr
In der Zeit vor Quinyx verwendete Den Gamle By ein eigens gebautes Excel-System, um die Arbeitsstunden und die für Projekte aufgewendete Zeit zu erfassen. Dies war ein zeitaufwändiger und teilweise manueller Prozess, und der Bedarf und Wunsch nach einer effizienteren Lösung führte zur Einführung von Quinyx.
Henning Kjærgaard, Leiter der Verwaltung, erklärt: „Wir verwendeten ein eigens entwickeltes Excel-System, bei dem alle Mitarbeitenden einen wöchentlichen Stundenzettel erhielten, auf dem sie Tag für Tag festhielten, wie viele Stunden sie in welchen Zeiträumen und an welchen Projekten gearbeitet hatten. Wenn man an mehreren Projekten gearbeitet hat, hat man das genau festgehalten. Wir haben es ausgedruckt, der Manager unterschrieb es, und es wurde in der Buchhaltung abgegeben und überprüft. Es wurden Berichte erstellt, um zu sehen, wie viele Stunden man für verschiedene Projekte mit verschiedenen Gehaltsbestandteilen aufgewendet hatte, und diese wurden in die Gehaltsabrechnungs- und Projektmanagementsysteme übertragen. Urlaub, Gleitzeit und verschiedene Gehaltsbestandteile wurden in die Systeme eingegeben und landeten in der Buchhaltung, wo die Gehälter verwaltet und die Projekte sorgfältig dokumentiert wurden. Das war eine umfangreiche Aufgabe.“
Bei der Suche nach einem neuen System waren zwei Faktoren besonders wichtig: ein nutzerfreundliches, mobiles System, d. h. die Möglichkeit für die Mitarbeitenden, die Stunden über ihr Smartphone zu erfassen, und eine mehrdimensionale Struktur, die so angepasst werden kann, dass die für bestimmte Projekte, Tätigkeiten und Standorte aufgewendeten Arbeitsstunden genau erfasst werden können. Nach sorgfältigen Überlegungen und Recherchen fiel die Wahl auf Quinyx.
Aller Anfang kann schwer sein
Die Implementierung und Einführung von Quinyx erfolgte unmittelbar nach der zweiten Covid-19-bedingten Schließung und Rückführung aller Mitarbeitenden. So war es vielleicht gerade die Einführung eines völlig neuen und ungewohnten Systems, die bei einigen Mitarbeitenden einen Skepsis hervorrief. Schließlich ist fast jede Veränderung gewöhnungsbedürftig.
So erklärt Henning Kjærgaard:
„Die ersten Monate waren schwierig, aber dann haben wir festgestellt, dass die Mitarbeitenden die Lösung gut angenommen haben und verstanden haben, wie sie die App und das System nutzen können. Selbst diejenigen, die der Veränderung anfangs kritisch gegenüberstanden, begannen das System anzunehmen, obwohl sich der Arbeitsablauf geändert hatte. Vor allem für die Handwerker war es anders. Zuvor war es der Vorgesetzte, der die Arbeitszeiten in Excel erfasste. Jetzt wurde von den Mitarbeitenden erwartet, dass sie dies selbst tun. Die Einstellung änderte sich, als die Leute merkten, dass es einfach und schnell war, die Arbeitszeiten zu erfassen."
Messbare Verbesserungen
Quinyx bietet nicht nur ein zuverlässiges und nutzerfreundliches System, dessen Vorteile selbst die vorerst kritischen Mitarbeitenden erkannten. Die Nutzung der neuen Lösung hat laut Henning Kjærgaard zu einer Reihe von entscheidenden Verbesserungen geführt:
- Effiziente Zeiterfassung: Quinyx ersetzte das manuelle System und führte eine mobilfreundliche Zeiterfassung ein. Dies erleichterte den Mitarbeitenden die Erfassung der Arbeitszeiten, trug zur Flexibilität bei und optimierte die Dienstpläne.
- Flexibilität und Kontrolle: Vor allem die stundenweise Beschäftigten haben durch Quinyx mehr Kontrolle über ihre eigenen Arbeitszeiten erhalten. Aushilfskräfte können sich jetzt für Schichten bewerben, Schichten tauschen und ihre eigenen Arbeitszeiten planen, was ein Gefühl von Flexibilität und Kontrolle geschaffen hat.
- Verbesserte Kommunikation: Die Quinyx-App hat auch die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Management sowie unter den Mitarbeitenden erleichtert. „Unsere Belegschaft nutzt das System auch, um zu kommunizieren, Urlaube, Abwesenheiten und Schichtwechsel zu beantragen, und es wurde von den Mitarbeitenden vollständig akzeptiert. Es ist Teil des täglichen Lebens geworden", erzählt Henning.
- Optimierte Dienstplanung: Das System hat die Dienstplanung sowohl für stundenweise als auch für fest angestellte Mitarbeitende vereinfacht, selbst in schwierigen Zeiten wie Weihnachten und anderen Feiertagen, wenn Flexibilität und Agilität entscheidend sind.
- Zuverlässige Daten: Quinyx stellt sicher, dass fehlerfreie und aktuelle Daten verfügbar sind, was für eine schnelle und genaue Lohnabrechnung entscheidend ist.
Henning Kjærgaard erklärt abschließend:
„Neben der eingesparten Verwaltungszeit, der größeren Flexibilität und der verbesserten Kommunikation verfügen wir jetzt über Daten, auf die wir uns verlassen können. Im Vergleich zu dem früher verwendeten manuellen System verfügen wir jetzt über aktualisierte Echtzeitdaten an einem zentralen Ort. Dies gewährleistet u. a. eine schnelle, einfache und korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung. Ein weiterer Vorteil ist, dass dieses System nicht personenabhängig ist. Selbst wenn ein Abteilungsleiter längerfristig krank ist, kann jemand anderes einspringen und die Dienstplanung übernehmen, da alles im System zentralisiert ist. Wenn Quinyx einmal eingerichtet ist, funktioniert es einfach.“
Mit diesen Verbesserungen können sich Den Gamle By und seine Mitarbeitenden auf die Zukunft und die Aufgabe konzentrieren, möglichst vielen Menschen die Geschichte des Ortes näher zu bringen.
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