Hej 2024!
Ein neues Jahr liegt vor uns und das bedeutet neue Möglichkeiten im Workforce Management (WFM). Es passiert und verändert sich so viel - einige Dinge fühlen sich vielleicht beängstigend an, andere aufregend. Deshalb geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Trends, die Sie 2024 im Blick haben sollten.
Das Jahr 2024 läutet ein neues Kapitel in der Arbeitswelt ein und wird geprägt sein von KI-gesteuerter Automatisierung, einem stärkeren Fokus auf das Mitarbeitererlebnis und einem neuen Ansatz für die Zusammenarbeit von Mensch und Technologie.
Unsere hauseigenen Experten bei Quinyx haben ihr Wissen, ihre Erfahrungen und ihre Erkenntnisse zusammengetragen und die drei wichtigsten WFM-Trends identifiziert.
So sieht es aktuell aus
Bei Quinyx haben wir uns vom ersten Tag an auf die Frontline Workers, also die operativen Mitarbeitenden, konzentriert. Wir sind davon überzeugt, dass eine großartige Employee Experience heute mehr denn je der Schlüssel zum Unternehmenserfolg ist. Unzählige Studien zeigen, dass unzufriedene Mitarbeitende zu höherer Fluktuation, schlechter Leistung, ineffizienten Prozessen und schlechtem Kundenservice führen.
Und dennoch ist dies nach wie vor ein großes Problem. Die neuesten Daten renommierter Institute wie Gartner und Forrester zeigen, dass die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden einbinden und mit ihnen kommunizieren, dringend geändert werden muss.
Studien zeigen:
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Nur 6 % der Kommunikationsverantwortlichen sind zuversichtlich, dass sie mit dem sinkenden Mitarbeiterengagement umgehen können.
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Die Verbesserung der Employee Experience (EX) ist heute ein wichtiges Ziel der IT-Abteilung. 60 % der IT-Fachleute räumen diesem Thema Priorität ein.
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Frustration wegen der Technologie führt zu unzufriedenen Mitarbeitenden, und Frontline Workers werden bei Kommunikationsstrategien oft völlig vernachlässigt.
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Darüber hinaus leiden die Mitarbeitenden darunter, wenn sie ständig zwischen Systemen wechseln müssen. Die Beseitigung solcher Hürden ist entscheidend für einen optimalen Arbeitsablauf.
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Allgemeine Kommunikation verfehlt oft das Ziel. Die Personalisierung von Kommunikation und Inhalten für bestimmte Zielgruppen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für reibungslose interne Prozesse.
Die größten WFM-Trends,
die wir in 2024 sehen
1. Machen Sie KI zu Ihrem Verbündeten
KI wird zukünftig verschiedenste Bereiche im WFM unterstützen. Bisher haben sich Lösungsansätze vor allem auf die Bedarfsprognose und die automatisierte Dienstplanung konzentriert. Aber das wird sich bald ändern.
KI-Assistenten helfen Managern dabei, zu verstehen, welche Filialen und Standorte mehr Aufmerksamkeit benötigen; sie identifizieren Mitarbeitende, die besondere Anerkennung verdienen sowie diejenigen, die zusätzliche Unterstützung benötigen; sie machen Vorschläge, wie die Dienstplanung optimiert werden kann, um den Unternehmenserfolg positiv zu beeinflussen.
Indem die KI Handlungsvorschläge unterbreitet und durch leistungsstarke Automatisierung umsetzt, unterstützt sie Mitarbeitende und Manager effektiv im Arbeitsalltag.
KI wird beispielsweise in der Lage sein, auf Grundlage verschiedener Datenpunkte und unter Verwendung Ihrer unternehmensspezifischen Kennzahlen Vorschläge für die Dienstplanung zu machen. Dazu gehört beispielsweise, bessere Start- und Endzeiten von Schichten vorzuschlagen, sich wiederholende Nutzeraktivitäten zu erkennen und diese automatisiert zu erledigen sowie Manager zu alarmieren, wenn ein Mitarbeiter seine Schicht wahrscheinlich absagen wird.
Auch aus der Mitarbeiterperspektive kann die KI hilfreich sein: Sie kann etwa Vorschläge zur Weiterbildung machen, zeigen, was in der Schicht erledigt werden muss, oder offene Schichten in nahegelegenen Filialen vorschlagen, die auf den Einkommenszielen und Wachstumsplänen des Mitarbeitenden basieren.
Eine KI kann gerechtere und unvoreingenommene Dienstpläne auf der Grundlage von Vertrags- und Verfügbarkeitsdaten erstellen. Der Mensch wird immer die letzte Instanz bei der Genehmigung des Dienstplans sein, aber dank der Algorithmen sind Sie in der Lage, Schichten fair zu verteilen. Frontline Workers haben außerdem die Möglichkeit, den WFM-Tools Daten über Verfügbarkeiten und Wachstumswünsche zu übermitteln, wodurch sie mehr Einfluss auf die Dienstplanung und ihre persönliche Entwicklung nehmen können.
KI im Workforce Management wird niemals den Menschen ersetzen, und das sollte auch nicht das Ziel sein. Wahrscheinlich haben wir uns alle schon einmal gesagt: „Wenn ich nur mehr Zeit hätte". KI kann uns helfen, diese Zeit zu gewinnen.
In diesen drei WFM-Bereichen wird KI besonders relevant:
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Compliance: KI hilft Unternehmen, relevante Arbeitsgesetze in verschiedenen Märkten oder Regionen einzuhalten.
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Automatisierung: Mithilfe von KI können gerechtere und effizientere Dienstpläne erstellt werden.
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Optimierung: KI hilft Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen.
2. Setzen Sie auf einen All-in-One-Ansatz
Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden noch kein stimmiges digitales Erlebnis. Je mehr Technologien auftauchen, desto höher wird die Komplexität.
Eine der Empfehlungen aus dem 2023 Gartner® Market Guide for Workforce Management Applications lautet, dass Unternehmen von kostspieligen On-Premise-Lösungen auf cloudbasierte Tools umsteigen sollten.
Die Anbieter von WFM-Lösungen kombinieren immer häufiger Kommunikations-, Lern- und Chat-Funktionen mit traditionelleren WFM-Funktionen wie Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Die verschiedenen Funktionen sind so nahtlos ineinander integriert und Mitarbeitende profitieren von einer geringeren Anzahl an Apps und Tools. Zudem ist es in der Cloud sicherer und kosteneffizienter.
Die richtige Software für Ihr Unternehmen zu finden kann ausschlaggebend sein. Viel zu oft tappen Unternehmen in die Falle und suchen nach einer Software, die mit Funktionen und Features überladen ist. Allerdings ist nichts davon wirklich sinnvoll, wenn die Software nicht den Managern und Mitarbeitenden nutzt.
Unternehmen, die auf operative Mitarbeitende angewiesen sind, müssen nutzerfreundliche digitale Lösungen und Apps finden, die alles, was sie brauchen, an einem Ort zusammenführen.
Besonders der letzte Punkt ist entscheidend: Zwei Drittel der Frontline Workers haben 2 oder mehr Apps bzw. digitale Tools – das kann schnell zu Überforderung führen. Investieren Sie daher in Lösungen, die Ihren Mitarbeitenden alles an einem zentralen Ort bieten. Frontline Workers überprüfen regelmäßig ihren Dienstplan, erfassen Stunden, buchen und tauschen Schichten. Das WFM-Tool wird also bereits häufig genutzt und ist für Frontline Workers ein täglicher Berührungspunkt. Die Integration von Kommunikation, Training und Dokumenten in ein und dieselbe Schnittstelle macht das Leben für sie sehr viel einfacher.
Ein gutes Beispiel ist eine globale Kaffeehauskette, die diese Funktionen mit Quinyx nahtlos in ihr WFM-Tool integriert hat. Die Ergebnisse sprechen für sich: Innerhalb von nur einem Jahr wurde eine bemerkenswerte Akzeptanzrate von 96,8 % für die mobile Anwendung erreicht. Durch die Konsolidierung der mitarbeiterrelevanten Funktionen in nur einer App die gesamte digitale Mitarbeitererfahrung viel stimmiger und schlanker, was wiederum den Alltag der Frontline Workers erleichtert.
Schließlich gibt es noch den Vorteil, dass Sie Daten kombinieren können. Wenn Sie z. B. Aufgaben und Dienstpläne in derselben Anwendung verwalten, können Sie Aufgabendaten bei der Erstellung des neuen Dienstplans verwenden. So greift alles ineinander und das gesamte Unternehmen profitiert.
3. Verbessern Sie die Employee Experience
Ihre Mitarbeitenden sind die treibende Kraft hinter dem, was das Unternehmen erreicht.
Doch im Jahr 2024 wird die Abwanderung von operativen Mitarbeitenden zu einem massiven Problem. Es stellt sich die Frage: Was fehlt den Unternehmen? Gut möglich, dass der Schlüssel auch bei Ihnen in einer verbesserten Employee Experience liegt.
Denken Sie einmal darüber nach: Wann haben Sie das letzte Mal einen Geburtstag verpasst? Oder eine Familienfeier? Oder das Fußballspiel Ihres Kindes? Etwas Einfaches wie einen Schichtwechsel zu ermöglichen, mag unbedeutend erscheinen, aber über 22 % der Frontline Workers haben keinen Einfluss auf ihre Dienstplanung. Und 62 % geben an, dass sie aufgrund ihres Dienstplans gesellschaftliche Ereignisse oder Feiertage verpassen.
In unserem jüngsten Studienbericht State of the Frontline Workforce 2023 haben wir erneut festgestellt, dass mangelnde Flexibilität bei der Dienstplanung der Stressauslöser Nummer eins für Frontline Workers ist. Trotz der überwältigenden Anzahl von Apps und digitalen Tools, die sie am Arbeitsplatz nutzen, haben viele von ihnen immer noch keinen Zugang zu einer App, um Schichten zu tauschen.
So hat es auch der Haufe Branchentalk zum Thema Workforce Management aus 2023 vorhergesagt, bei dem wir mit einem Quinyx-Experten unsere Einschätzung vertreten konnten: 'Flexibilität ist das Thema 2024'. So kommentiert Maximilian Thost, Country Manager DACH bei Quinyx: „Flexibilität ist sicherlich das wichtigste Thema im Workforce Management im Jahr 2024." Angesichts der Unsicherheiten müssten die Unternehmen in der Lage sein, sich schnell an Veränderungen anzupassen. Auf der anderen Seite sei es aber auch wichtig, den Mitarbeitenden Verlässlichkeit, Planbarkeit und Sicherheit zu bieten. „Das in Einklang zu bekommen, ist nicht ganz einfach."
Es ist zwar leicht, Dinge wie Gehaltserhöhungen, Boni oder Vergünstigungen als Wundermittel für Mitarbeiterbindung und Engagement zu betrachten. Aber allein das ist nicht genug. Sie lösen nicht den Kern des Problems. Der Arbeitskräftemangel ist derzeit eines der größten Probleme, und die mangelhafte Mitbestimmung bei der Dienstplanung ist eine der Hauptursachen dafür.
Das bedeutet, dass Arbeitgebende nicht nur über Gehalts- und Bonuserhöhungen nachdenken sollten, sondern Instrumente anbieten, die ihre Mitarbeitenden sinnvoll bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Dazu gehört auch, ihnen Autonomie und Weiterbildung zu ermöglichen, sodass sie mehr Eigenverantwortung übernehmen können.
Indem sie diese grundlegenden Ursachen für den Arbeitskräftemangel anerkennen und angehen, können Unternehmen ein Umfeld schaffen, in dem die Mitarbeitenden ihr Bestes geben können.
Fazit
Um Ihr Potenzial im Workforce Management 2024 voll auszuschöpfen, müssen Sie sich mit den Themen befassen, die für die Frontline Workers und Manager am wichtigsten sind.
Mit einem ganzheitlichen Ansatz für das Management und die Einbindung der Mitarbeitenden auf der Fläche wird Ihr Unternehmen florieren, insbesondere wenn es durch den intelligenten Einsatz von KI unterstützt wird. Das umfasst die Optimierung der Kommunikation, das Angebot echter Karrieremöglichkeiten, die Förderung einer Kultur der Anerkennung und die Priorisierung der Work-Life-Balance.
Aus dem Branchentalk Workforce Management von Haufe stammt auch dieses Zitat von Maximilian Thost: „Ein wichtiges Argument für den Einsatz von KI ist, die Komplexität der Zukunft beherrschbar zu machen." Doch hierbei müssten die Softwareanbieter noch viel Basisarbeit leisten, denn das, was KI leisten kann, werde häufig noch als Black Box angesehen. Als ersten wichtigen Schritt empfiehlt er, die relevanten Daten verfügbar zu machen, um dann eine Art Kreislauf zu generieren. „Denn jeder Tag liefert neue Daten und auch diese müssen in die KI einfließen", sagt er.
Sie können ein unterstützendes Umfeld für Ihre Frontline Workers schaffen, indem Sie in Maßnahmen investieren, die deren Bedürfnissen entsprechen. Dazu gehören Technologien, die sich intuitiv in den Arbeitsalltag einfügen, und die Automatisierung der Dienstplanung, um Stress zu reduzieren und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu gewährleisten.
Das Wichtigste: Haben Sie dabei keine Angst vor Künstlicher Intelligenz! Nutzen Sie die Fähigkeiten von KI, um die Employee Experience zu verbessern und allen im Team zu helfen, ihre Zeit bestmöglich zu nutzen.
Sie würden gern in die Umsetzung gehen und Ihr Workforce Management in 2024 neu aufsetzen? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit unseren Kolleg:innen.
