Da die Vorweihnachtszeit sich immer schneller den Feiertagen annähert, wenden sich die Gedanken unweigerlich der Zeit des Jahres zu, in der es sich so anfühlt, als ob mehr Mitarbeiter:innen im Urlaub wären als tatsächlich arbeiten würden.
Urlaub ist etwas Großartiges, und obwohl wir leidenschaftlich gerne arbeiten, sind wir uns auch der wichtigen Vorteile bewusst, die ein guter Urlaub mit sich bringen kann, z. B. dass Ihre Mitarbeiter:innen Zeit haben, ihre Batterien aufzuladen und erfrischt, revitalisiert und engagierter zurückkommen.
Wie Shawn Achor, Bestsellerautor und der Mann hinter einem der beliebtesten TED-Talks, sagt:
"Der größte Wettbewerbsvorteil in der modernen Wirtschaft ist ein positives und engagiertes Gehirn. Um bei der Arbeit wirklich engagiert zu sein, braucht das Gehirn regelmäßige Pausen, um neue Perspektiven und Energie zu gewinnen."
Aber auch die Bedürfnisse des Unternehmens müssen berücksichtigt werden, und für viele von Ihnen gehören die Wintermonate zu den arbeitsreichsten Monaten des Jahres, was bedeutet, dass es von größter Bedeutung ist, die richtigen Mitarbeiter:innen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Mitarbeiter:innen mit den richtigen Fähigkeiten einsetzen - wenn Sie eine gut besuchte Bar betreiben und alle Ihre Führungskräfte zu Weihnachten abwesend sind, könnten Sie Probleme bekommen!
Wenn Sie versuchen, mit herkömmlichen Methoden (Tabellenkalkulation oder Stift und Papier) zu verwalten, wann Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten, wann sie im Urlaub sind und wer an einem bestimmten Tag zur Verfügung steht, können Sie schnell frustriert sein, und es ist viel einfacher, Fehler zu machen.
Der Einsatz von Technologie und Systemen wie einer Software für die Personaleinsatzplanung, bei der alles von einem Ort aus gesteuert werden kann, wird Ihnen das Leben wesentlich erleichtern, da arbeitsintensive Prozesse automatisiert werden und die Kommunikation mit Ihren MItarbeitenden verbessert wird.
Es gibt jedoch auch andere Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen auf die Festtage vorbereiten und optimieren können.
1. Im Voraus planen!
Wenn Sie wissen, wann Ihre Mitarbeiter:innen Urlaub nehmen müssen, und ein klares, robustes System für die Bewilligung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen haben, kann dies einen großen Unterschied machen. Auch die Vermittlung dieses Prozesses an Ihre Mitarbeiter:innen ist entscheidend. Vergewissern Sie sich, dass sie wissen, wie das Verfahren zur Beantragung von Urlaub funktioniert, wie sie ihn beantragen und welche anderen Maßnahmen sie ergreifen müssen.
Auch hier kann Ihnen die Verwaltung in einem Workforce-Management-System viele Stunden Zeit sparen. Mit modernen Lösungen können Regeln festgelegt werden, so dass dieser Prozess gegebenenfalls automatisiert werden kann. Die gleichen Lösungen können Sie auch für die Planung im Voraus verwenden. Indem Sie die Pläne bis zu sechs Monate im Voraus veröffentlichen, geben Sie Ihren Angestellten ausreichend Zeit, ihren Urlaub so zu planen, dass sie ihre Arbeitszeiten einhalten können.
2. Seien Sie flexibel!
Eine Vorausplanung bringt zwar eine Reihe von Vorteilen mit sich, aber Sie müssen auch bei Ihren Zeitplänen flexibel sein, vor allem, weil es sich sehr positiv auf das Engagement der Mitarbeiter:innen auswirken und sie glücklicher machen kann, wenn Sie ihnen ein gewisses Maß an Kontrolle über ihre Arbeitszeiten einräumen.
Nehmen Sie die Fußballeuropameisterschaft im Sommer als Beispiel - es war eines der unvorhersehbarsten Turniere seit Menschengedenken, und es ist durchaus möglich, dass Mannschaften, von denen wir es nicht erwartet hätten, im Wettbewerb weit kommen. In diesem Fall wäre es verständlich, wenn einige Ihrer Mitarbeiter:innen ihre Schichten ändern würden, um das Spiel sehen zu können. Anstatt an Ihren Zeitplan gebunden zu sein, sollten Sie ihnen die Möglichkeit bieten, ihre Schicht problemlos zu wechseln.
Das Gleiche gilt für Mitarbeiter:innen, die im Winter vielleicht einen Kurzurlaub machen wollen, um den Schnee zu genießen und Ski zu fahren. Indem Sie ihnen die Möglichkeit und die Flexibilität geben, Urlaub zu nehmen, ohne dass dies negative Auswirkungen auf das Unternehmen hat, geben Sie ihnen die Kontrolle über ihr Leben, was von unschätzbarem Wert ist, wenn es um das Engagement der Mitarbeitenden geht.
Allein die Möglichkeit, die Arbeitszeiten, den Urlaub und die geleisteten Arbeitsstunden zu verwalten (vor allem, wenn dies über eine App möglich ist), ist für Mitarbeiter:innen, die sich in der Vergangenheit nicht gehört gefühlt haben, ein großer Gewinn. In einer Studie (Link EN) stimmten 95 % der Teilzeitbeschäftigten voll und ganz zu, dass die Nutzung einer App es ihnen erleichtert, ihren Zeitplan an ihre Bedürfnisse anzupassen.
3. Ihr Geschäft verstehen!
Gute Vorhersagen sind eine wesentliche Voraussetzung für das Verständnis Ihres Unternehmens. Sie müssen wissen, wann Sie viel zu tun haben werden, wann Ihre Spitzenzeiten sind und wie viele Mitarbeiter:innen Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt brauchen, um die Kundenzufriedenheit hoch zu halten.
Historische Daten sind der Schlüssel zu diesem Verständnis, aber auch andere Faktoren wie das Wetter oder große Sportereignisse spielen eine Rolle. Je mehr Daten Sie über Ihr Unternehmen sammeln können, desto besser werden Ihre Prognosen sein. Und je besser die Prognosen sind, desto besser können Sie planen, was es Ihnen erleichtert, Urlaubsanträge zu bewilligen und mit den Mitarbeiter:innen umzugehen, die sich freinehmen.
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