Der Personalmangel in der Gastronomie stellt die Branche weiterhin vor erhebliche Herausforderungen. Viele Betriebe haben Schwierigkeiten, ausreichend Personal zu finden und das bestehende Personal effizient zu planen. Außerdem sind die Mitarbeitenden häufig gestresst, da die Unterbesetzung in den Schichten sie zusätzlich belastet. Wir zeigen Ihnen, wie intelligente Dienstplanung dieses Problem für die Gastronomie lösen kann und wie nicht nur Gastronomen, sondern auch die Angestellten davon profitieren.
Der Personalmangel bleibt eine Herausforderung für die Gastronomie - und sorgt für Pessimismus
Der Hotel- und Gaststättenverbands Dehoga stellt fest, dass Zehntausende Stellen unbesetzt bleiben und der Personalmangel regelmäßig zu den größten Herausforderungen für die Betriebe gehört (Zeit Online).
In der Folge sehen sich viele Betriebe gezwungen, Öffnungszeiten zu kürzen, auf Self-Service zu setzen oder die Speisekarte zu reduzieren - was sich im Umsatz bemerkbar macht: Die Wirtschaftswoche berichtet erst kürzlich von den massiven Belastungen für das Gastgewerbe: Im ersten Halbjahr 2024 sank der Umsatz im Gastgewerbe nominal um knapp 11 % im Vergleich zum Vorjahr, und das trotz Preissteigerungen.
So ist es nicht verwunderlich, dass Gastronomiebetreiber:innen der Zukunft der Branche mit 35 % größtenteils negativ gegenüberstehen (orderbird, 2024).
Überlastung, schlechterer Service und hohe Personalkosten
Das Stimmungsbarometer 2024 der Firma orderbird legt weitere Erkenntnisse an den Tag: 52 % gaben an, dass die Überlastung des bestehenden Personals eine der größten Herausforderungen aus dem Personalmangel ist. Weitere 42 % beklagen eine schlechtere Servicequalität und 40 % verzeichnen Umsatzverluste durch die reduzierte Kapazität. Als wäre das nicht schon eine finanzielle Herausforderung, steigen auch Ausgaben in der Gastronomie, da Kosten für Überstunden, Zeitarbeitskräfte, Zuschläge und Fluktuationskosten anfallen.
Intelligente Dienstpläne als Gegenmaßnahme
Das Stimmungsbarometer fragte Gastronomiebetreiber:innen auch, welche digitalen Lösungen sie aktuell einsetzen und welche Investitionen sie in den nächsten 6 Monaten planen. Kartenzahlung, Website und die Zahlung via Handy führen das Ranking der eingesetzten Lösungen an - ein Schichtplanungstool landet mit lediglich 15 % gerade einmal auf Platz 8. Die Mehrheit plant aktuell keine Investitionen (56 %), die Einführung einer digitalen Dienstplanung steht bei nur 8 % der Gastronomie-Betriebe auf der Agenda.
Das Paradoxon: Gerade solch ein Tool kann eine wirksame Gegenmaßnahme beim Personalmangel sein.
Präzise und kostensparende Dienstplanung mit der richtigen Software
Ein Dienstplan-Tool kann bspw. Mithilfe von KI eine sehr präzise bedarfsorientierte Personalbedarfsplanung, die historische Daten sowie Ereignisse, Wetter und Saisonalitäten berücksichtigt. Basierend darauf wird ein optimaler Dienstplan erstellt, bei dem weder Über- noch Unterbesetzung herrschen.
Eine Win-Win-Situation, denn Mitarbeitende sind gut ausgelastet und weniger gestresst, während Gastronomen die Kosten für Überstunden sparen und perfekt besetzt sind, um keine Umsatzverluste zu riskieren.
Ein weiterer Vorteil: Eine digitale Dienstplanung macht es leichter, flexibel und reaktionsfähig zu bleiben, um sich Schwankungen und Personalausfällen anzupassen. In der Software sehen Manager auf einen Blick, wo noch Schichten besetzt werden müssen und welche Mitarbeitenden verfügbar sind und die benötigten Qualifikationen vorweisen – ein wichtiger Schritt, um in der Gastronomie trotz Personalmangel und Engpässen bestmöglich planen zu können. Mit einer Workforce-Management-Lösung können Sie also Schichten basierend auf Auslastung und Verfügbarkeit automatisiert planen, um Über- oder Unterbesetzung zu vermeiden.
Dienstplanung, die die Mitarbeiterbindung stärkt
Wie oben beschrieben ist auch die Fluktuation ein großes Problem für die Gastronomie, das den Personalmangel weiter verstärkt. Neben dem Gehalt gibt es aber viele weitere Wege, Mitarbeitenden entgegenzukommen, ihre Zufriedenheit zu steigern und sie zum Bleiben zu bewegen.
Gute Dienstplan-Tools umfassen nicht nur eine Desktop-Übersicht für Manager und Planende, sondern auch eine App, die es Mitarbeitenden ermöglicht, Dienstpläne einzusehen.
Mit einem digitalen Schichtplan können Mitarbeitende ihre Verfügbarkeiten und Wünsche direkt eintragen. So wird die Planung flexibler und trägt zur Zufriedenheit und langfristigen Bindung des Teams bei. Erfahren Sie hier mehr über unsere Engagement-Funktionen. Zudem kann über die App kommuniziert werden: entweder schnell und direkt über den integrierten Messenger oder auch per Qmail.
Bieten Sie also eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre, flexible Dienstplanung und zweiseitige Kommunikation an. Regelmäßiges Feedback und Anerkennung fördern die Mitarbeiterbindung. Im Kampf gegen den Personalmangel in der Gastronomie ist Mitarbeiterbindung mindestens genauso wichtig wie die Rekrutierung neuer Arbeitskräfte.
Wie sieht die Dienstplanung in anderen Unternehmen im Gastgewerbe aus?
50 % weniger Planungsaufwand für Kinokette
„Mit der Software von Quinyx konnten wir unseren Planungsaufwand um die Hälfte reduzieren, was bedeutet, dass die Manager mehr Zeit haben, um für die Gäste da zu sein”, fasst Jonas Yngfalk, Business Developer Officer der ODEON Cinemas Group, zusammen.
Für die rund 360 Kinos gehören saisonale Schwankungen zur Norm, was die Personaleinsatzplanung schnell zur Herausforderung macht. Mithilfe von Quinyx haben die Mitarbeitenden der ODEON Cinemas eine Lösung, die bequem und leicht zu bedienen ist und ihnen alles bietet, was sie im Arbeitsalltag benötigen.
Hohe Nutzungsraten und Begeisterung für Dienstplan-App
Auch Starbucks UK nutzt die Lösungen von Quinyx und verzeichnet Nutzungsraten von 98 % in der Belegschaft. Doch nicht nur bei Mitarbeitenden kommt die Dienstplan-Software gut an, auch für Planende reduziert sie erheblichen Aufwand: „Früher hat die Dienstplanung vier Stunden gedauert, jetzt sind es 30 Minuten. Quinyx ist eine großartige Ergänzung zu unseren bestehenden Engagement-Tools”, sagt Wayne Byrne, Operations Manager UK bei Starbucks.
Effektive Dienstplanung in einer nutzerfreundlichen Oberfläche
In den 400 Cafés von Espresso House kommt Quinyx ebenfalls zum Einsatz. Gesucht wurde eine Lösung, die den Arbeitsalltag für Mitarbeitende sowie für Manager einfacher macht: „Quinyx hat uns geholfen, viel Zeit und Geld zu sparen, die wir früher für die Personaleinsatzplanung aufgewendet haben. Unsere Dienstpläne sind außerdem besser und effektiver geworden", fasst Marcus Henningson, Regional Manager bei Espresso House zusammen.
Personalmangel Gastronomie: Dem Problem mit der richtigen Dienstplanung begegnen
Die aktuellen Zahlen und Studien zeigen deutlich, dass der Personalmangel in der Gastronomie ein anhaltendes Problem ist.
Gastronomie-Betriebe, die auf moderne Dienstplan-Tools setzen, können jedoch signifikante Verbesserungen erzielen. Lösungen wie Quinyx helfen nicht nur, den Personaleinsatz zu optimieren, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und Betriebskosten zu senken.
Sie wollen mehr über den Einsatz von Quinyx in der Gastronomie erfahren und wie Sie dem Personalmangel entgegenwirken können?