Personaleinsatzplanung in der Ferienzeit

Jetzt ist wieder die Zeit des Jahres, in der unsere Gedanken abdriften in Richtung von langen, entspannten und sorgenfreien Sommertagen. Die Urlaubssaison steht vor der Tür. Und Unternehmen in ganz Europa rüsten sich für den Ansturm von Urlaubsgästen, aber auch für die Notwendigkeit, ihre Personalplanung auf die veränderten Anforderungen in dieser Zeit anzupassen. 

Urlaub bietet die großartige Chance für Ihre Mitarbeitenden, ihre Batterien wieder aufzuladen und erholt, revitalisiert und engagiert zurückzukommen.

Aber auch die Bedürfnisse des Unternehmens müssen berücksichtigt werden. Und für viele von Ihnen sind die Sommermonate einige der geschäftigsten im Jahr. Deshalb ist  es umso wichtiger, die richtigen Leute mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. 

Wenn Ihr Unternehmen in diese Kategorie fällt, sind Sie wahrscheinlich spätestens jetzt damit beschäftigt, sich auf eine arbeitsreiche Sommersaison vorzubereiten. Gar nicht so einfach - in Zeiten von Vollbeschäftigung und Fachkräftemangel.

Wir sehen typischerweise Spitzenwerte im Sommergeschäft für Hotels, Restaurants, Bars und Flughäfen. Und für Unternehmen wie diese kann ein guter Sommer der Unterschied zu einem sehr erfolgreichen oder einem schlechten Jahr sein. Wenn Sie sich richtig vorbereiten, können Sie sicherstellen, dass Sie in der bestmöglichen Position sind, um einen erfolgreichen Sommer zu haben, egal welche Herausforderungen auf Sie zukommen.

Hier sind ein paar Tipps für Ihre Einsatzplanung:

1. Flexibel sein

Zur Flexibilität gehören beide Seiten: die Flexibilität, die der Arbeitgeber benötigt, um den Betrieb am Laufen zu halten. Und die Flexibilität der Arbeitnehmer, die Urlaub, Kinderbetreuung & Co. in dieser Zeit unter einen Hut bringen müssen. Gerade bei Personalengpässen ein schwieriges Unterfangen. Wie gibt man den Mitarbeitenden den benötigten Spielraum?

Über die Quinyx App zum Beispiel können Angestellte rechtzeitig Verfügbarkeiten anmelden, ihren Urlaub im Self-Service beantragen und über sich über QMail mit ihren Kolleg:innen abstimmen. Mitarbeitende, die die Flexibilität haben, ihren eigenen Einsatzplan mitzubestimmen, werden glücklicher, motivierter und binden sich länger an Ihr Unternehmen. Auch in diesen geschäftigeren und schwierigeren Zeiten. Mit den richtigen Tools und Technologien kann flexibles Arbeiten es Unternehmen ermöglichen, die Produktivität zu steigern, Zeit zu sparen, Kosten zu senken, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und die Zufriedenheit der Mitarbeitendenzu steigern. Wie gut unsere App tatsächlich ist? Das sagen unsere Kunden:

QUINYX IST WIE SPOTIFY: FUNKTIONELL, NUTZERFREUNDLICH UND LOGISCH.“ 
Therese Klingwall, GANT

2. Saison-Fachkräfte einsetzen

Die gute Nachricht ist, dass eine andere Saison auch andere Mitarbeitende mit sich bringt. Jeden Sommer werden Hunderttausende von Studierenden für die lange Pause nach Hause zurückkehren und nach einem Weg suchen, um schnell Geld zu verdienen. Schüler:innen haben vielleicht nicht die Erfahrung oder die Fähigkeiten auf dem Papier, aber viele sind bereit zu lernen - und wenn man ihnen in den Sommermonaten einen Job gibt, können Arbeitgeber sie testen, um sie auch zu anderen belebten Zeiten, wie zum Beispiel im Weihnachtsgeschäft, einzusetzen. 

Übrigens: In der Quinyx Software sind neue Mitarbeitende innerhalb von nur 60 Sekunden angelegt.

3. Vorbereitung auf das Unerwartete

Wie schnell kann Ihr Unternehmen auf unvorhergesehene Ereignisse um Sie herum reagieren? Sind Sie zum Beispiel bereit, mit einer weiteren Hitzewelle in Europa und einem großen Besucherandrang fertig zu werden? Ebenso, wenn Ihr Unternehmen auf gutes Wetter angewiesen ist und wochenlanger Regen ansteht - können Sie Ihre Gemeinkosten effektiv verwalten, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel ausgeben, insbesondere für Personalkosten?

Die richtigen Werkzeuge und Verfahren zur Verfügung zu haben, die Ihnen helfen, sich Unerwartetem anzupassen, kann am Ende einen erheblichen Einfluss auf Ihr Ergebnis haben. Mit der Workforce Management Software ist es so einfach wie ein Knopfdruck, neue Schichten zu erstellen und Ihre Personalkosten zu senken. Mit intelligenten Analyse-Funktionen lassen sich solche Situationen sogar vorhersagen, sodass diese in der Bedarfsplanung berücksichtigt werden können.

4. Ihre Kennzahlen im Griff haben

Gute Prognosen sind wesentlich, um ihr Unternehmen zu steuern. Sie müssen wissen, wann Ihre geschäftigsten Zeiten sind, was Ihre Spitzenzeiten sind und wie viele Mitarbeitende Sie gleichzeitig benötigen, um die Kundenzufriedenheit hoch zu halten. Historische Daten sind der Schlüssel dazu, aber auch andere Faktoren wie das Wetter und große Sportereignisse. Je mehr Daten Sie über Ihr Unternehmen sammeln können, desto besser ist Ihre Prognose. Eine gute Software zur Personaleinsatzplanung besitzt eine Schnittstelle zu Ihrem ERP und anderer wichtiger Unternehmenssoftware. Durch bessere Prognosen können Sie eine bessere Planung, erstellen die es Ihnen erleichtert, Urlaubsanträge zu genehmigen und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden zu optimieren. Quinyx bietet hierfür beispielsweise eine recht neue Funktionalität: Mit Advanced Analytics lassen sich unter anderem Berichte mit wenigen Klicks erstellen. Auch die automatische Berichterstellung beim Überschreiten von Grenzwerten ist möglich.

5. Planen und kommunizieren

Allein zu wissen, wann Ihre Mitarbeitenden im Urlaub sind und über ein klares, verlässliches und aktuelles System zu verfügen, das Urlaubsanträge genehmigt und dokumentiert, kann einen großen Unterschied machen. Die Kommunikation dieses Prozesses an Ihre Mitarbeitenden ist ebenfalls von zentraler Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass sie verstehen, wie der Prozess des Urlaubsantrags funktioniert und welche anderen Maßnahmen sie ergreifen müssen.

Die Verwaltung in einem Workforce-Management-System kann Ihnen dabei viele, viele Arbeitsstunden sparen. Mit modernen Lösungen können Regeln festgelegt werden, so dass dieser Prozess bei Bedarf automatisiert werden kann. Sie können die gleichen Lösungen auch verwenden, um im Voraus zu planen. Durch die Veröffentlichung von Dienstplänen, die bis zu sechs Monate im Voraus erfolgen, geben Sie Ihren Mitarbeitenden ausreichend Zeit, ihren Urlaub rechtzeitig zu planen.

Sie wollen noch länger im Voraus planen und zukünftige Trends in der Personaleinsatzplanung abbilden können? Laden Sie unseren kostenlosen Guide "Die Zukunft der Personaleinsatzplanung" herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihr Unternehmen auf den Sommer und die Zukunft vorbereiten können.