Faire Personalplanung für zufriedene Mitarbeitende

 „Wie schaffen wir es als Arbeitgeber attraktiv genug für unsere derzeitigen und neuen Mitarbeitenden zu bleiben?“

Fragen wie diese hören wir in Gesprächen mit Unternehmen immer wieder. Die Mitarbeitenden sind die wichtigste Ressource, die ein Unternehmen hat. Aber der Arbeitsmarkt ändert sich. Ganz besonders in Branchen, die darauf angewiesen sind, ihr Personal zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort zu haben, ist es schwierig, ausreichend gute Angestellte zu finden und an das Unternehmen zu binden. 

Millionen von Menschen auf der ganzen Welt arbeiten in Schichten bzw. auf Stundenbasis. In Branchen wie dem Gastgewerbe, der Logistik, dem Einzelhandel und anderen Dienstleistungssektoren sind derzeit weltweit über 1,5 Milliarden Menschen beschäftigt. Menschen, die zu unbeliebten Tageszeiten arbeiten, Mindestlöhne verdienen, oft wenig Mitspracherecht und wenig Flexibilität bei der Personalplanung haben.

„Kapital lässt sich beschaffen, Fabriken kann man bauen, Menschen muss man gewinnen“, sagt Hans Christoph von Rohr, ehemaliger CEO eines internationalen Anlagenbauers.

Dass man Menschen nicht nur mit Geld oder anderen Anreizen gewinnt, wissen Motivationsforscher schon lange. Im Gegenteil: Die Bezahlung ist schließlich selbstverständlich - und eine bessere Bezahlung motiviert allenfalls kurzfristig.
Die Einstellung und die emotionalen Bindung zum Unternehmen besteht jedoch langfristig.
Wir alle wissen, Führung durch Motivation bedeutet, regelmäßig Anerkennung zu zeigen, Eigenverantwortung zu überlassen, Gestaltungsmöglichkeiten zu bieten und ein Gefühl von Zugehörigkeit und Fairness zu erschaffen.

Klingt gut. Aber wie sollen Führungskräfte das alles schaffen? 

Haben Sie schon einmal über eine moderne, intelligente Lösung zur Personalplanung nachgedacht, die Mitarbeitende in den Vordergrund stellt? Die nicht zum Ziel hat, das letzte Quäntchen aus der „Ressource" Mitarbeiter herauszuholen? Sondern ihn oder sie in die Personalplanung integriert und so die verdiente Wertschätzung entgegenbringt?

Unser Ansatz: Wer Wertschätzung erfährt, der fühlt sich motivierter, auch wenn er einmal viel zu tun hat. Und diese Mitarbeitenden bleiben dem Unternehmen treu.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Studien zeigen:

• Engagierte Mitarbeitende sind glücklicher, gesünder und haben Spaß an der Arbeit.

• Sie machen Ihr Unternehmen profitabler. Laut der namhaften Gallup-Studie verzeichnen Unternehmen mit engagierten Mitarbeitenden eine Steigerung der Rentabilität um 22 %. Und eine Studie von Watson Wyatt fand heraus, dass die Unternehmen mit starkem Mitarbeiterengagement ihren Aktionären in einem Zeitraum von fünf Jahren eine Rendite von 64 % brachten - gegenüber 21 % bei Unternehmen mit geringem Mitarbeiterengagement.

• Engagierte Mitarbeitende erzielen in Umfragen zur Kundenzufriedenheit eine um bis zu 20 % höhere Bewertung als ihre Mitbewerber mit geringem Engagement.

• Zufriedene Mitarbeitende, die sich bei ihrer Arbeit wertgeschätzt fühlen, geben viel mehr für Ihre Kund:innen. Dieselbe Gallup-Studie ergab, dass die Produktivität bei den engagierten Mitarbeitenden erneut um 20 % höher ist als bei denen mit weniger Engagement.

• Die Anzahl der Krankheitstage bei unengagierten Mitarbeitenden ist doppelt so hoch wie die von engagierten Mitarbeitenden.

Die Gallup-Studien zeigen aber noch einen weiteren Punkt.

60 Prozent der Arbeitnehmenden haben innerlich gekündigt.

Der Grund dafür ist recht einfach.

Schlüpfen wir mal in die Rolle der Arbeitnehmenden: Sie durchlaufen einen langwierigen Interviewprozess, prüfen und werden überprüft, um die richtige Job-Wahl zu treffen. Und dann sind Sie sich mit einem Unternehmen einig. Nachdem Sie eingestellt wurden, sehen die Dinge vielversprechend aus. Sie sind ganz aufgeregt, die neuen Kolleg:innen zu treffen und in den spannenden neuen Job einzutauchen.

Dann verschwindet die Flitterwochen-Phase. Und etwas geschieht - quasi eine sich selbst erfüllende Prophezeiung. Ihre Führungskraft tut etwas (oder tut etwas nicht), was Sie dazu bringt, die Integrität in Frage zu stellen.

• Gefühlt bekommen Sie andauernd die unbeliebten Schichten.
• Es ist für Sie intransparent, wie Ihre Führungskraft den Dienstplan zusammenstellt.
• Ständig bekommen Sie die Info über eine Schicht oder eine Änderung in der allerletzten Sekunde.
• Stunden, die Sie definitiv gearbeitet haben, werden nicht abgerechnet.
• Niemand fragt Sie, wann Sie verfügbar sind und gerne arbeiten würden.

Und dann fragen Sie sich, wo die Wertschätzung aus der Interviewphase geblieben ist.

Zum ersten Mal haben Sie Zweifel und fragen sich, ob es sich wirklich um dasselbe Unternehmen oder die Manager:innen handelt, die Sie im Einstellungsinterview kennengelernt haben. Von da an geht es abwärts und der Rest ist dann oft Geschichte. 

An jedem Arbeitstag verbringen wir 50 % unserer wachen Zeit bei der Arbeit. Das sind gut 90.000 Stunden Lebenszeit. Und jede Dienstplanung ist daher auch ein Eingriff in unser Leben.

Wie steht es um die Loyalität der Arbeitnehmer in Deutschland?

Innere Kündigungen kosteten Deutschland laut Gallup allein im Jahr 2018 zwischen 77 und 103 Milliarden Euro. Die Mehrheit der Arbeitnehmenden in Deutschland nimmt ihr Unternehmen nicht als agil wahr. Außerdem fehle es an Kooperation mit den Mitarbeitenden, Tempo bei Entscheidungsfindung und Fehlerkultur. Daher zahlt sich Emotionale Bindung aus.

Quelle: Gallup, Engagement Index Deutschland 2018

Manager:innen haben einen direkten Einfluss auf die emotionale Bindung ihrer Mitarbeitenden an das Unternehmen. 

Der Grund, warum Mitarbeitende kündigen, ist häufig mangelnde Wertschätzung.

Mitarbeitende, die ihr Unternehmen verlassen, fühlen sich oft nicht wahrgenommen, ihre Wünsche und Erwartungen werden nicht ausreichend berücksichtigt.

Sobald Arbeitnehmende sich nicht mehr emotional für ihre Arbeit engagieren und innerlich gekündigt haben, können Sie darauf wetten, dass sie ihren Lebenslauf aktualisieren um sich anderswo zu bewerben.

Aber wie schafft man es als Führungskraft, sein Personal zu motivieren, zu engagieren und zu binden?

Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter in Ihre Personalplanung. 

Welchen Unterschied macht mitarbeiterorientierte, faire Personalplanung?

Gute Personalplanungslösungen sind mitarbeiterorientiert, fair und vor allem wertschätzend aufgesetzt. Das heißt, jede:r einzelne Mitarbeiter:in hat bereits in der Erstellung des Dienstplans einen entscheidenden Einfluss. Sei es durch die Abgabe von Wünschen und Verfügbarkeiten oder durch den selbst organisierten Austausch mit Kolleg:innen - natürlich immer auf Grundlage der Unternehmensvorgaben.

Zwei Themen sind Mitarbeitenden in Bezug auf ihre Arbeitszeit besonders wichtig: Planungssicherheit und Einfluss auf die eigene Arbeitszeit. Arbeitgeber, die es schaffen, beides unter einen Hut zu bringen, steigern ihre Attraktivität um ein Vielfaches.

Mit den zunehmenden Möglichkeiten der Digitalisierung und der weiten Verbreitung von Smartphones erkennen immer mehr Manager in den Unternehmen, wie wichtig digitale Personalplanung ist. 

In vielen Firmen läuft die Kommunikation der Dienstplanung über Whats App oder Emails. Ganz abgesehen von den Datenschutzregularien möchten die meisten Mitarbeitenden aber Geschäftliches von Privatem trennen. 

Mit einer mobilen Anwendung wie der Quinyx App geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, jederzeit und von jedem Ort...

• zu sehen, wann ihre nächste Schicht beginnt
• zu sehen, wie viele Stunden sie im aktuellen Monat schon gearbeitet haben.
• zu sehen, ob offene Schichten zur Verfügung stehen.
• Schichten zu tauschen.
• Urlaubsanträge zu stellen und Krankheitstage zu melden.
• mit Ihren Kolleg:innen über ihre Dienstplan-App zu kommunizieren.

Sie haben somit die Flexibilität und die Kontrolle über ihre Arbeitszeit. 

TRANSPARENTE UND RECHTZEITIGE INFORMATION DER MITARBEITEnden

Ein entscheidender Punkt, den Mitarbeitende in Umfragen bemängeln, ist, dass sie nicht genau wissen, wann sie arbeiten müssen bzw. dass sie über Schichtwechsel viel zu kurzfristig informiert werden. Das führt zu Unzufriedenheit.

Sobald ein Personalverantwortlicher einen Schichtplan mit Quinyx erstellt und veröffentlicht, werden alle Mitarbeitenden benachrichtigt, die für eine Schicht eingeplant sind. Und das in Echtzeit über die App auf ihrem Handy. Lange Telefonketten sind passé.

Wenn zu irgendeinem Zeitpunkt Änderungen am Schichtplan vorgenommen werden, werden ebenfalls alle betroffenen Mitarbeitenden über diese Änderungen sofort  benachrichtigt. In der App sehen sie dann jederzeit ihren aktuellen Plan und können darauf reagieren. Hier können sie auch ihren Urlaub oder Krankmeldungen einreichen oder andere Abwesenheitsanträge stellen. Alles in Echtzeit. 

Das erspart sowohl Mitarbeitenden als auch Manager:innen viel Zeit. 

DIE RICHTIGEN MITARBEITEnden ZUR RICHTIGEN ZEIT AM RICHTIGEN ORT

Das Ziel jedes Schichtplaners ist es, den Arbeitszeitbedarf des Unternehmens möglichst effektiv an die Arbeitszeitkapazität der Mitarbeitenden anzupassen.

Aber das ist leichter gesagt als getan. Und jeder, der Dienstpläne erstellt, kennt das: Da hat man in mühevoller Kleinarbeit den perfekten Dienstplan ausgearbeitet. Und dann ruft ein Mitarbeiter kurzfristig an, weil er krank ist.

Jetzt gilt es, möglichst schnell Ersatz zu finden. Das bedeutet Planungsstress und Zeitaufwand. Das Ziel: jemanden zu finden, der a) Zeit und b) die erforderlichen Kenntnisse hat.

Eine App erleichtert diese Suche erheblich. Die Planer:innen sehen im System, welche anderen Mitarbeitenden die entsprechenden Qualifikationen und Fachkenntnisse haben bzw. für diese Aufgaben ausgebildet sind.

Aber in der Regel weiß die Person, die die Schichten plant, nicht, wer für eine bestimmte Schicht überhaupt verfügbar ist. Auch hier hilft die App. Damit können Planer:innen ganz einfach eine Schicht erstellen und dann die Mitarbeitenden nach deren Verfügbarkeit fragen. Und zwar indem man dem Angestellten, der diese Schicht buchen möchte, erlaubt, sich einzutragen. Das gilt natürlich nur für Mitarbeitende, die auch die festgelegten Qualifikationen erfüllen (Fähigkeiten, Positionen usw.).

Mit der Quinyx App werden die Wünsche und Präferenzen der Belegschaft somit vor der Planerstellung  berücksichtigt. Die Mitarbeitenden öffnen dazu ganz einfach die App, legen ihre Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. So sind spätere Anpassungen kaum noch erforderlich. 

KOMMUNIKATION UND Überblick zu allen aufgaben

Mit der App werden außerdem Aufgaben effizient zugewiesen. Die Mitarbeitenden sehen die Aufgabenliste dann direkt auf ihrem Handy. Das erleichtert insbesondere Routinearbeiten. Denn dafür können einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen bzw. visuelle Hinweise hinterlegt werden, zum Beispiel vom Öffnen & Schließen der Filiale bis hin zur abendlichen Reinigung. Das erleichtert auch Aushilfen, die seltener in der Filiale sind, die Erledigung.

Routineaufgaben werden so filialübergreifend einheitlich durchgeführt, insbesondere Aufgaben, für die bestimmte Regeln und Vorschriften gelten. Der jeweilige Angestellte bestätigt in der App mit einem Zeitstempel, wann er diese Aufgabe durchgeführt hat. Und die Filialleitung hat diese Daten für Kontrollen und Auswertungen problemlos verfügbar. 

Ein gutes Workforce Management System schafft zudem Transparenz mit intelligenten Analytics-Funktionen. Und bietet so der Unternehmensleitung wichtige Argumente auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten, um gemeinsam mit den Mitarbeitenden die bestmöglichen Lösungen zu finden.

DEN MITARBEITEnden IHRE FLEXIBILITÄT ZURÜCKGEBEN

Eine weitere Möglichkeit, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden zu erhöhen, besteht darin, ihnen mehr Flexibilität während des gesamten Planungsprozesses zu geben.

In Quinyx können alle Mitarbeitenden ihre Verfügbarkeiten eingeben. Dies bedeutet, dass sie dem Management mitteilen können, wann und wo sie jede Woche arbeiten können. Zum Beispiel Studierende, die tagsüber Unterricht haben, sind eher nachmittags verfügbar. Andere Mitarbeitende sind vielleicht Eltern und ziehen es vor, morgens zu arbeiten, während ihre Kinder in der Schule sind.

Mit Quinyx werden all diese Präferenzen direkt an das Management kommuniziert. Das spart allen viel Zeit und gibt den Mitarbeitenden eine Stimme während des gesamten Prozesses.

VERBESSERUNG DER mitarbeiter-kommunikation

In der App gibt es das einfache und schnelle Kommunikationsmodul „Q-Mail”. Damit können Manager schnell und transparent mit Ihrer Belegschaft kommunizieren.

Zum Beispiel, indem sie Umfragen erstellen. Etwa, wie die aktuellen Werbeposter bei den Kunden ankommen oder das neueste Angebot. Die Mitarbeitenden fühlen sich so noch mehr gehört, wertgeschätzt und eingebunden.

Eine Workforce-Management bietet also reichlich Vorteile, damit sowohl die Unternehmen als auch die Mitarbeitenden mit der Personalplanung zufrieden sind.

Ist das auch für Ihr Unternehmen spannend? Dann freuen wir uns auf Ihren Kontakt.

Falls Sie mehr über die aktuellen Trends im Bereich Workforce Management erfahren wollen, legen wir Ihnen unseren Trend-Guide 2023 ans Herz. Jetzt kostenlos herunterladen.