Dienstplan einfach & schnell erstellen - unsere drei wichtigsten Tipps

Einen optimalen Dienstplan erstellen zu können, erfordert mehr als nur die Übersicht der Arbeitszeiten.

Die Komplexität bei der Erstellung von fairen Dienstplänen kann schnell zur Herausforderung werden. 

Geht Ihnen das auch so? Sie sitzen an der Erstellung des nächsten Dienstplans - und schon wieder bereitet diese Tätigkeit Ihnen Kopfzerbrechen? 

Beim Dienstplan erstellen gilt es, viele verschiedene Punkte zu berücksichtigen: Mitarbeiteranfragen und -verfügbarkeiten, budgetierte Stunden, umsatzstarke Zeiten, Dienstplan-Vorlagen, arbeitsrechtliche Vorgaben und noch mehr. Es ist keine Überraschung, dass es in größeren Unternehmen Tage oder Wochen dauern kann, bis der nächste Dienstplan erstellt wurde und fertig für die Veröffentlichung ist. Und dann, ohne Zweifel, wird dieser hart erarbeitete Plan immer wieder geändert.

Egal ob es sich um einen Dienstplan für 6 oder 60 Personen handelt - es wird immer  Anfragen bezüglich Änderungen von Schichten, Abwesenheiten und Arbeitszeiten geben - manchmal sehr kurzfristig. Wir wissen aus vielen Kundenprojekten und -gesprächen, wie frustrierend das sein kann.

Die Frustration kommt von der Tatsache, dass regelmäßig wertvolle Zeit verloren geht, da Führungskräfte und Planende immer wieder Stunden mit der Erstellung und Anpassung von Dienstplänen verbringen, anstatt ihre Zeit in die Führung der Mitarbeitenden sowie in wichtige Aufgaben zur Steigerung des Umsatzes investieren zu können.

Die gute Nachricht ist, dass es nicht so sein muss. Es gibt Tools, wie z.B. moderne Workforce-Management-Software, die dabei helfen, faire und passende Dienstpläne zu erstellen - und das schnell und effizient.

Hier sind unsere drei wichtigsten Tipps für die optimale Dienstplan-Erstellung

1. Personal

Beginnen wir mit dem Offensichtlichen. Faire Dienstpläne zu erstellen, ist das Wichtigste für Ihre Mitarbeitenden. Ob im Einzelhandel, in Lager und Logistik, im Gastgewerbe oder im Facility Management.

Wenn Sie ein Unternehmen führen, bei denen Sie Angestellte im Schichtdienst haben, brauchen Sie einen Dienstplan, der für Ihre Mitarbeitenden funktioniert. 

Ausgangspunkt bei der Erstellung von Dienstplänen sind für Sie natürlich die Bedürfnisse des Unternehmens. Doch Sie sollten dabei auch die Wünsche Ihrer Arbeitnehmenden berücksichtigen. Denn Ihre Mitarbeitenden haben, genau wie Sie, Interesse an einer guten Work-Life-Integration - das bedeutet festgelegte Arbeitszeiten haben, zu denen sie arbeiten möchten. Ihre Angestellten möchten die im Dienstplan festgelegten Schichten aber auch einige Zeit im Voraus wissen, um ihr Privatleben dementsprechend gestalten zu können, und sie möchten beeinflussen können, wann sie frei haben. Schließlich möchte niemand aufgrund eines unpassenden Dienstplans eine Geburtstagsfeier, ein lang erwartetes Konzert, o.ä. verpassen.

Damit Ihre Personaleinsatzplanung reibungslos klappt und Sie selbst bei der Erstellung des Dienstplans Zeit sparen, sprechen Sie am besten mit Ihren Mitarbeitenden und finden Sie heraus, zu welchen Zeiten diese am liebsten arbeiten möchten. Vielleicht spart jemand gerade auf ein neues Auto und möchte einige Nacht- und Wochenendschichten übernehmen. Vielleicht hat jemand Kinder und möchte rechtzeitig zum Schulschluss zu Hause sein oder Studenten haben Vorlesungen, die sie nicht verschieben können.

Arbeiten Sie mit Ihren Mitarbeitenden oder den Teams zusammen, wenn Sie Ihre Dienstpläne erstellen und um eine Dienstplan-Lösung zu finden, die sowohl für Ihre Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen von Vorteil ist. Wenn Sie ein digitales Tool für die Personaleinsatzplanung benutzen, können können Sie die Verfügbarkeiten und Einsatzwünsche Ihrer Mitarbeitenden einfach über die App abfragen und so Ihre Angestellten in die Vorbereitung der Dienstplan-Erstellung mit einbeziehen. Mitarbeitende können auch selbst Ihre Verfügbarkeiten angeben, bevor der Dienstplan erstellt wird, wie eine Art Wunschdienstplanung - so macht es zum Beispiel auch freenet.

So wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeitenden zufriedener sind und durch mehr Spaß an der Arbeit produktiver sind.

Ihre Mitarbeitenden wollen möglichst einheitliche Dienstpläne, die fair und transparent sind. Außerdem wollen sie diese im Voraus einsehen können, um ihre private Planung danach ausrichten zu können. Die Auswirkungen einer Nichtbeachtung ihrer Wünsche können erheblich sein, wie Starbucks herausgefunden hat. Ebenso kann die Kontrolle darüber, wann Ihre Mitarbeitenden arbeiten, einen großen Einfluss auf ihr Leben und auf die Arbeitsatmosphäre und am Ende auch das Ergebnis im Unternehmen haben.

2. Zeit

Zeit ist Geld, so lautet das alte Sprichwort, und es war wohl nie wahrer, als beim Thema der Dienstplan-Erstellung. Der Großteil der Personalkosten wird über den Dienstplan gesteuert. Erreichen Sie das optimale Verhältnis beim Dienstplan erstellen, und Ihre Einnahmen werden maximiert während die Kosten innerhalb des vorgegebenen Budgets gehalten werden.

Hier hilft eine Software, die intelligente Algorithmen einsetzt, um das Optimum zwischen Arbeitszeitbedarf des Unternehmens und Arbeitszeitangebot der Mitarbeitenden festzulegen.

Überbesetzung oder unnötige Überstunden können schnell dazu führen, dass die Kosten außer Kontrolle geraten.

Daher beinhaltet eine gute Dienstplan-Erstellung die richtige Zuordnung der vereinbarten Arbeitszeiten zu jedem Mitarbeitenden, für jede Schicht und für jede Woche - oder längere Zeitblöcke, je nachdem, wie weit Sie im Voraus planen. Es ist unerlässlich zu wissen, wie viele Stunden Sie benötigen, und wie viel diese Stunden das Unternehmen kosten. Der Dienstplan geht dabei natürlich Hand in Hand mit der Zeiterfassung der tatsächlich geleisteten Stunden. 

Mehr über die besten Möglichkeiten zur Kontrolle und Einsparung von Personalkosten erfahren Sie in unserem kostenlosen Leitfaden, den Sie hier herunterladen können.

3. Kunden

Es mag zunächst seltsam erscheinen, aber Ihre Kunden sind ein wesentlicher Bestandteil eines guten Dienstplans. Bars oder Restaurants sind ein gutes Beispiel dafür, da eine Über- oder Unterbesetzung schnell erkennbar ist: Es kann ein Unwohlsein hervorrufen, in einer Bar zu sein, in der es mehr Mitarbeitende als Kunden bzw. Gäste gibt. Ebenso wenig wie man eine Ewigkeit auf das Getränk warten will, wenn es nicht genügend Personal gibt, um die Menge an Kunden zu bewältigen.

Um diese Erkenntnisse zu gewinnen, sollten Sie Daten sammeln und nutzen, um die Verhaltensweisen Ihrer Kunden und die Effekte auf Ihr Unternehmen zu verstehen. Durch dieses Verständnis werden Sie in der Lage sein, Ihren Dienstplan zu optimieren, damit alle glücklich sind und die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden.

Bei der Erstellung des Dienstplans sind Kommunikation, Sichtbarkeit und Benutzerfreundlichkeit entscheidend. Deshalb bieten die besten Workforce-Management-Systeme einen Mobile-first Ansatz und eine kostenfreie App dazu, mit der Ihre Mitarbeitenden einfach Schichten tauschen und Urlaubsanträge stellen können, sowie jederzeit sehen können, zu welchen Schichten sie eingeplant sind.

Der ehemalige Retail Operations Manager von GANT bestätigt, dass die Nutzung von Technologien, die die Angestellten miteinbeziehen, einen großen Einfluss gehabt.

„Dank der Flexibilität des von uns eingesetzten Workforce Management Systems sind wir in der Lage, feste Dienstpläne zu optimieren. Das bedeutet, dass die Grundlage für einen Dienstplan festgelegt wird, der die Anzahl der Mitarbeitenden beim Öffnen und Schließen beinhaltet. Danach werden je nach Bedarf weitere Mitarbeitende eingestellt, z.B. in Zeiten hoher Umsätze und Lieferungen.
Früher haben wir unsere Planung in Excel durchgeführt. Die Einführung eines webbasierten Systems hat einen großen Unterschied gemacht. Und wir sind sehr zufrieden. Wir haben einen viel reibungsloseren Planungsprozess.
Darüber hinaus hat die mobile App die Kommunikation mit den Mitarbeitenden deutlich verbessert. Es ist jetzt viel schneller und einfacher für uns, Mitarbeitende mit wichtigen Informationen zu erreichen. Außerdem kommunizieren wir unsere Schichtpläne mit den Mitarbeitenden sechs Monate im Voraus, was ihnen die Planung ihrer Freizeit wesentlich erleichtert."

Am besten probieren Sie es einfach mal mit den intuitiven und selbstgeführten Produkttouren von Quinyx aus, wie einfach und schnell sich Dienstpläne mit einer modernen Software erstellen lassen und wie auch die Mitarbeitenden via App mit einbezogen werden können: