Ein Leben ohne unser Smartphone können die meisten sich wahrscheinlich kaum vorstellen. Am Arbeitsplatz sollte es aber lieber im Schrank bleiben - oder? In diesem Beitrag erfahren Sie, warum iPhone und Co. mit der passenden Dienstplan App am Arbeitsplatz wichtige Helfer sein können und auf welche Funktionen Sie bei der Auswahl achten sollten.
Die Notwendigkeit einer Dienstplan App
Noch vor ein paar Jahren gab es nur wenige Optionen für eine Dienstplan App auf dem Markt. Mit der zunehmenden Digitalisierung und der weiten Verbreitung von Smartphones erkennen allerdings immer mehr Führungskräfte, wie wichtig die digitale Personaleinsatzplanung ist. Mittlerweile stehen unzählige verschiedene Dienstplan Apps und Anbieter zur Auswahl. Und es ist nicht leicht, die richtige Lösung für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden zu finden.
Sie fragen sich vielleicht sogar, warum Sie überhaupt eine App für Ihre Dienstpläne benötigen. Es hat doch auch gut ohne funktioniert?
An diesem Punkt entscheidet sich, wer als Arbeitgeber auf der Stelle tritt und wer sich dadurch herausstellt, dass er die Bedürfnisse der Arbeitnehmer kennt und berücksichtigt. Die technischen Möglichkeiten spielen eine wesentliche Rolle, wenn es darum geht, gute Mitarbeitende zu finden, zu motivieren, zu binden und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.
Fast ein Viertel der 18- bis 24-Jährigen verbringt täglich mehr als 7 Stunden am Smartphone. Und der durchschnittliche Deutsche nimmt sein Smartphone 280 Mal am Tag in die Hand. Für die sogenannte „Millennials" (die bis 2025 75% der Arbeitnehmerschaft ausmachen werden) und Generation Z ist das Mobiltelefon ein wesentlicher und unverzichtbarer Bestandteil ihres Lebens. Für sie ist es selbstverständlich, ihren Alltag über das Handy zu regeln. Dementsprechend auch ihre Arbeitszeiten. Denn mit der App haben sie immer und überall Einblick in ihren Dienstplan.
In vielen Firmen läuft auch die Kommunikation zur Dienstplanung über Apps wie WhatsApp oder über E-Mail. Ganz abgesehen von den dadurch gefährdeten Datenschutzverordnungen möchten die meisten Mitarbeitenden aber Geschäftliches von Privatem trennen.
Mit einer Dienstplan App geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit jederzeit und von jedem Ort zu sehen, wann ihre nächste Schicht beginnt, wie viele Stunden sie im aktuellen Monat schon gearbeitet haben, ob offene Schichten zur Verfügung stehen. Sie können Schichten tauschen und haben somit die Flexibilität und die Kontrolle über ihre Arbeitszeiten. Außerdem können Sie Ihre Mitarbeitenden problemlos in die Dienstplanung integrieren und beispielsweise Einsatzwünsche schnell und einfach abfragen.
Hier sind die wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie nach einer Dienstplan App suchen.
1. Ist es einfach, eine Dienstplan App zu bedienen?
Egal, ob es sich um Streaming, Kommunikation, oder eben die Dienstplanung handelt: Die besten Apps lassen sich so einfach bedienen, dass wir kaum nachdenken müssen. Sie funktionieren intuitiv und sparen uns dadurch viel Zeit.
Johannes Nordman, Product Owner bei Quinyx, erklärt: „Mit einer App muss man keine Bedienungsanleitung mehr lesen. Die besten Apps machen unser Leben einfacher und sehen toll aus. Sie sind sind gut aufgebaut und so selbsterklärend, dass wir sie gerne und oft nutzen und es uns sogar Spaß macht “
Die erfolgreiche Implementierung einer neuen App für Ihren Dienstplan wird zum großen Teil durch die Akzeptanz der Nutzer bestimmt. Deshalb werden die besten Apps auf die Bedürfnisse der Anwender:innen entwickelt.
Johannes Nordman sagt: „Damit eine Dienstplan App erfolgreich ist, muss sie so einfach zu bedienen sein wie alle gängigen Apps für den Endnutzer. Dies bedeutet für Dienstplan Apps zum Beispiel dass ich schnell sehen kann wann ich als nächstes arbeite und mich mit einem Klick einstempeln kann.
Wir sehen uns an, wie unsere Nutzer:innen mit unserer App arbeiten. Daraus ziehen wir wertvolle Schlüsse, die direkt in die Weiterentwicklung einfließen. Damit unsere App noch reibungsloser funktioniert. Wir wollen ein Nutzererlebnis, das einfach, unkompliziert und auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten ist. Sobald Sie die App installiert haben, können Sie direkt loslegen.
Das bringt den Vorteil, dass das Management alle Mitarbeitenden schnell onboarden kann, da das System keiner großen Erklärung bedarf. An unseren Bewertungen in den App-Stores sowohl für IOS als auch für Android, sieht man, wie hervorragend das klappt - und das ist für unsere Art von App selten.“
2. Ist die Dienstplan App "mobile first"?
Handelt es sich bei der App um eine echte mobile App oder um die Erweiterung einer Desktop-Anwendung? Eine mobile-first Denkweise bedeutet, dass die Entwickler-Teams immer zuerst überlegen, wie etwas der mobilen Ansicht aussehen wird. Und sich stets fragen, ob die Funktion für ein Mobiltelefon geeignet ist. So werden heutzutage die besten Apps erstellt.
Hinterfragen Sie also die Herangehensweise in der App-Entwicklung. Das hat entscheidenden Einfluss auf die Bedienbarkeit und die intuitive Nutzung der Dienstplan App.
3. Hat die Dienstplan App alle für die Praxis wichtigen Funktionen?
Am Anfang möchten Sie vielleicht nur eine Lösung, um Ihre Planung zu beschleunigen und die Zeiten zu erfassen. Aber welche weiteren Funktionen benötigen Sie?
Können Ihre Mitarbeitenden die Schichten tauschen? Bekommen Sie diese direkt angezeigt? Können sie ganz einfach ein- und ausstempeln? Können Ihre Manager Urlaubsanträge genehmigen oder Schichten schnell neu besetzen? Wie steht es um die Verfügbarkeiten und Einsatzwünsche der Mitarbeitenden? Eventuell ist auch das Thema Aufgabenmanagement von Bedeutung. Eine ideale Lösung bietet Vorteile sowohl für Ihre Belegschaft als auch für Ihre Manager und natürlich das Unternehmen.
4. Ist die Dienstplan App skalierbar?
Wie jedes Unternehmen wollen Sie bestimmt weiter wachsen und suchen deshalb nach einer Lösung, die kostengünstig, aber auch skalierbar ist. Wenn Sie international expandieren möchten, muss die App das abbilden können und idealerweise verschiedene Sprachen für die Bedienoberfläche aufweisen, damit der Dienstplan und die Funktionen in jedem Land verstanden werden.
Suchen Sie also nach einem Anbieter, der über umfassende Kenntnisse und Funktionen im Umgang mit komplexen lokalen Vereinbarungen und Arbeitszeitanweisungen auf der ganzen Welt verfügt und verschiedene Sprachen abbilden kann.
5. Wie einfach lässt sich die App in die Lohnbuchhaltung integrieren?
Wenn Ihre Mitarbeitenden über die App ein- und ausstempeln, möchten Sie vermutlich auch, dass diese App in der Lage ist, mit Ihrem Anbieter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu kommunizieren und Ihre Abrechnungsdateien problemlos zu überführen. Das spart wertvolle Zeit und gewährleistet, dass nur die Stunden abgerechnet werden, die auch tatsächlich gearbeitet wurden.
6. Wie gut ist der Support?
Während die besten Apps für Nutzende intuitiv und einfach zu bedienen sind, kann es vorkommen, dass Sie als Manager zusätzliche Unterstützung benötigen. Sei es, dass Sie regelmäßig etwas zu den neuesten Funktionen lernen oder einfach ein Support-Team zur Hand haben, das bei Problemen hilft. Suchen Sie nach einem Anbieter, der Ihnen die Unterstützung bieten kann, die Sie benötigen.
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