Die richtige PEP-Lösung für Ihr Unternehmen finden

Das Angebot an Software und Tools für die Personaleinsatzplanung bzw. Workforce Management ist riesig – umso schwieriger, die Lösung zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Wie finden Sie nun den richtigen Anbieter, der zu Ihrem Unternehmen passt?

1. Grundsatzfragen

Bevor Sie sich für eine Investition entscheiden, stellen Sie Sie sich und potenziellen Anbietern folgende Fragen:

• Wie einfach ist die Implementierung der Lösung?

• Werden kontinuierlich neue Funktionen zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit entwickelt?

• Ist die Lösung wirklich cloudbasiert, so dass sie schnell bereitgestellt und skaliert werden kann?

• Wie zukunftssicher ist die Lösung? Das heißt, wie wichtig sind Forschung und Weiterentwicklung für den Anbieter?

• Wie gut funktioniert die App, und wie ist das Feedback der Endnutzer?

• Sind die Erkenntnisse, die mir die Lösung bietet, für mein Unternehmen unverzichtbar?

• Können Sie von mehreren Geräten auf die Lösung zugreifen, so dass Sie Ihre Mitarbeitenden jederzeit und von überall aus verwalten können?

Die Antworten auf diese Fragen geben Ihnen guten Anhaltspunkte, um zu entscheiden, ob eine bestimmte Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.

2. Die ideale Lösung finden

Jetzt wird’s konkret. Dazu finden Sie hier eine Liste der nächsten Schritte, die Sie auf Ihrem Weg unterstützt:

Finden Sie einen Anbieter, dem Sie vertrauen können.

Sie sollten einen Anbieter finden, der Ihr Geschäft und Ihre individuellen Probleme versteht, die Sie durch eine bessere Personaleinsatzplanung lösen möchten. Jede gute Partnerschaft beruht auf einer starken Beziehung. Vertrauen und Respekt bilden die Grundlage jeder guten Beziehung. Und beides sollte reichlich vorhanden sein, bevor Sie sich auf Ihre Workforce-Management-Reise begeben.

Tipp: Schauen Sie nach Referenzen aus Ihrer Branche. Quinyx arbeitet bspw. mit führenden Unternehmen aus Einzelhandel, Lager & Logistik, Facility Management sowie dem Gastgewerbe zusammen. Mehr über die Erfolgsgeschichten erfahren Sie hier.

Ihre Lösung sollte cloudbasiert sein.

Als Faustregel gilt: Wir raten davon ab, in ältere Lösungen zu investieren, bei denen weitere Investitionen in eine technische Infrastruktur erforderlich sind, damit die Lösung überhaupt funktioniert. Wenn die Software als webbasiert vermarktet wird, prüfen Sie, ob es sich wirklich um eine 100%igen SaaS (Software-as-a-Service)-Lösung handelt.

Laut dem aktuellsten Bericht von Gartner investieren 60 % der mittelständischen und großen Unternehmen bis 205 in eine cloudbasierte HCM-Lösung.

Wenn Sie also einen Anbieter suchen, sollten Sie ein PEP-System der neuesten Generation auswählen. Das heißt, ein Unternehmen mit einer Strategie, die zu  den zukünftigen Anforderungen Ihrer Branche passt. Sie sollten auch einen Anbieter finden, bei dem die Nutzerfreundlichkeit ganz oben auf der Agenda steht. 

Die Implementierung sollte reibungslos laufen.

Die Zeit, die für die Implementierung der Software erforderlich ist, war in der Vergangenheit  eine der größten Hürden für Unternehmen, die eine neue Lösung zur Personaleinsatzplanung implementieren wollten.

Viele Lösungen sind immer noch zu komplex bei der Einrichtung und der anschließenden Nutzung im Alltag. Das führt dazu, dass viele Unternehmen sie dann doch nicht einsetzen oder nicht das volle Potenzial nutzen. Deshalb sollte die Lösung, die Sie wählen, einfach einzurichten sein bzw. Sie sollten ein kompetentes Projektteam vom Anbieter zur Seite gestellt bekommen. 

Stellen Sie sicher, dass Sie die Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden haben.

Vergessen Sie bitte nicht die Nutzer der Lösung: Ihre Mitarbeitenden. Einer der größten Vorteile, die eine gute PEP-Lösung für eine Organisation mit sich bringen kann, ist die Möglichkeit, Mitarbeitende mit einzubeziehen, vor allem in den Planungsprozess.

Sehen Sie sich die Nutzer-Bewertungen (bspw. in App Stores oder auf Bewertungsplattformen wie G2) der Software an und holen Sie sich Feedback, um zu sehen, wie einfach Ihre Mitarbeitenden sie verwenden können. Wie gerne sie das System nutzen, ist oft einer der größten Einflussfaktoren auf den langfristigen Erfolg eines guten PEP-Systems.

Eine weitere Möglichkeit: Interaktive Produkt-Touren. In einer kurzen, selbstgeführten Demo können Sie sich durch die Software klicken und die Oberfläche schon einmal kennenlernen. Quinyx bietet solche Produkt-Touren für verschiedenste Funktionen an.

Treffen Sie sich mit potenziellen Anbietern.

Sie sollten potenzielle Anbieter einladen, sich und ihre Lösung vorzustellen. So können Sie besser verstehen, wie sie arbeiten, und ob Sie eine erfolgreiche Partnerschaft eingehen können.

Nachdem Sie einige Produkte gesehen haben, erstellen Sie anhand der Analyse Ihrer Anbieter-Präsentationen Ihre Liste mit den wichtigsten Anforderungen. Die Erfolgsfaktoren für Ihre Branche erfahren Sie nur durch einen Vergleich der Lösungen. So finden auch Sie den richtigen Weg für Ihr Unternehmen.

3. Zeit für die Entscheidung 

Bevor Sie jetzt die finale Entscheidung treffen, denken Sie noch einmal über diese Punkte nach:

Was steckt hinter dem hübschen Interface? - Stellen Sie sicher, dass das Produkt über eine gute Grundlage und Logik verfügt, von der Leistung ganz zu schweigen.

Ist der Anbieter genau richtig? - Stellen Sie sicher, dass der Hersteller über ein Entwicklungsteam verfügt, das über die Fähigkeiten, das Wissen, den Ehrgeiz und die Leidenschaft verfügt, um ein Produkt zu liefern, das Ihre Erwartungen erfüllt. Fragen Sie sich, ob sie professionell erscheinen und Integrität zeigen. Sie sollten offen sein, was die Einschränkungen ihrer Produkte angeht, und ihnen keine Dinge versprechen, die nicht geliefert werden können. Anstatt allem, was Sie sagen, zuzustimmen, sollten Sie Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Bedenken Sie noch einmal genau, was Sie wollen. - Denken Sie daran, was Sie konkret benötigen. Sie suchen nach einer Lösung, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Was ist Ihnen am wichtigsten, wo können Kompromisse gemacht werden? Halten Sie sich an Ihre Anforderungen.

Laden Sie sich unsere Checkliste "Wie zukunftsfähig ist Ihr aktuelles WFM?" herunter, um zu erkennen, ob es Zeit für ein neues Tool ist.