Im Jahr 2023 waren Arbeitnehmende durchschnittlich 15,1 Tage krankgeschrieben (Statistisches Bundesamt). Diese Zahl steigt seit einigen Jahren tendenziell an, weshalb das Thema Abwesenheitsmanagement für Unternehmen immer relevanter wird. Insbesondere im Schichtdienst bringen krankheitsbedingte Abwesenheiten, aber auch anderweitig bedingte Ausfälle einen beträchtlichen Mehraufwand mit sich. Die Abwesenheiten müssen nicht nur dokumentiert werden, sondern Planende müssen kurzfristig Ersatz finden. Dazu kommen planbare Abwesenheiten wie Urlaub, Schulungen oder die Berufsschule für Auszubildende.
Um all das zu verwalten, sind Excel-Tabellen, Rundmails oder Telefonanrufe zwar naheliegend und sicher häufig noch Common Practice, aber wenig effizient. Wie können Sie Ihre Abwesenheitsplanung also bestmöglich aufsetzen?
Hier sind 5 Tipps, wie eine Abwesenheitsmanagement Software Ihnen das Leben erleichtern kann.
1. Abwesenheitsmanagement Software als digitaler Helfer
Ist Ihre Abwesenheitsplanung bereits digital? Der Umstieg von manuellen Listen auf eine Software vereinfacht viele administrative Prozesse. Bestenfalls ist Ihre Abwesenheitsmanagement-Software sogar in Ihr Workforce Management integriert, sodass Dienstplanung und Abwesenheitsplanung nahtlos ineinander greifen und Planende jederzeit den Überblick haben, wer verfügbar ist. Die Software misst und verfolgt Abwesenheiten und kann sie sogar auf Basis historischer Daten vorhersagen. Sie ermöglicht Ihnen auch, schnell Ersatz zu finden und Urlaubsanträge mit einem Mausklick einfach zu verwalten. Die digitale Verwaltung von Abwesenheiten ist dazu deutlich weniger fehleranfällig.
- Kommunizieren Sie zu zu Abwesenheitsanträgen (Krankheit, Urlaub usw.) in Echtzeit mit Ihren Mitarbeitenden.
- Prüfen Sie Abwesenheitssalden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende bspw. Abwesenheiten für Urlaub nicht überschreiten.
- Prognostizieren Sie zukünftige Salden für diverse Abwesenheitsarten..
- Automatisieren Sie administrative Prozesse wie die Übertragung und Abgrenzung von Zeiten.
- Stellen Sie sicher, dass Abwesenheiten zu den richtigen Gehaltsarten ausgezahlt werden.
2. Immer einen Schritt voraus sein
Eine Abwesenheitsmanagement Software gibt Ihnen einen noch nie dagewesenen Einblick in Muster und Saisonalitäten. Dank der Daten, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie bessere Entscheidungen in Bezug auf Ihre Abwesenheitsplanung treffen. Künstliche Intelligenz hilft Ihnen dabei, Abwesenheiten und entsprechenden Personalbedarf zu prognostizieren, sodass Ihre Schichten jederzeit ausreichend besetzt sind. So können Sie bspw. sehen, wie viele Mitarbeitende in der Grippe-Saison voraussichtlich ausfallen oder ob Sie für die Sommermonate aufgrund von Urlaub unterbesetzt sind und ggf. Aushilfskräfte einstellen sollten.
3. Fördern Sie die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden
Laut unserer aktuellen Trendstudie „The State of the Frontline Workforce 2024” haben 9 von 10 Schichtarbeitenden innerhalb der letzten fünf Jahre an Burnout-Symptomen gelitten. Eine alarmierende Zahl und definitiv ein Faktor in der Abwesenheitsplanung, denn nicht nur Grippe und Co. führen zu krankheitsbedingten Ausfällen, sondern auch psychische Erkrankungen. Wie können Sie also Ihre Belegschaft unterstützen?
25 % der Befragten gaben an, dass sie sich ein weniger stressiges Arbeitsumfeld wünschen. 18 % hätten gerne einen flexibleren Dienstplan. Hier haben Arbeitgebende die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitenden entgegenzukommen, indem Sie mehr Flexibilität und Mitbestimmung ermöglichen und so letztendlich die Work-Life-Balance fördern. Eine Dienstplan-App die auch Employee Self-Services anbietet, kann hier helfen. Diese ermöglichen unter anderem den eigenständigen Schichttausch untereinander oder die Angabe von Verfügbarkeiten. So können Angestellte Privates besser mit ihren Schichten vereinen und sind motivierter.
Sehen Sie sich an, wie EDEKA Schmidt und Christ mit mitarbeiterzentrierter Dienstplanung für mehr Flexibilität und Mitbestimmung sorgt.
4. Die Motivation stärken
Nicht zuletzt ist auch die Mitarbeiterzufriedenheit ein Faktor in der Abwesenheitsplanung. Hier sei vor allem das Stichwort „Quiet Quitting” genannt: Mitarbeitenden fehlt das Engagement und die Motivation, weshalb sie lediglich „Dienst nach Vorschrift” machen. Es geht um die innere Einstellung, nicht mehr zu tun, als nötig (Pronova BKK).
Die Werte, die Mitarbeitende motivieren, haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Viele suchen eine sinnstiftende Arbeit und eine wertschätzende Unternehmenskultur. Gehalt ist somit schon lang nicht mehr der einzig wichtige Hebel für Mitarbeitermotivation. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, an ihrem Arbeitsplatz einen Sinn und eine Bedeutung zu haben, bleiben eher in der Organisation und haben weniger Krankheitstage. Hier nur ein paar Vorschläge, wie Sie die Wertschätzung in Ihrem Unternehmen stärken können:
- Ermöglichen Sie die Kommunikation über einen News-Feed oder einen Messenger, um den aktiven Austausch zu fördern.
- Wie wäre es mit einer Auszeichnung für den Lieblingskollegen oder die Lieblingskollegin? In der App von Quinyx können Auszeichnungen und Lob spielerisch vergeben werden. Wie genau, sehen Sie in dieser interaktiven Produkt-Tour.
- Durch kurze Puls-Umfragen können Sie die Stimmen Ihrer Mitarbeitenden besser wahrnehmen und entsprechend handeln.
Abwesenheitsmanagement kann zwar herausfordernd sein, aber mit der richtigen Software sparen Sie nicht nur Ihren Planenden viel Zeit und Aufwand, sondern kommen auch Ihren Mitarbeitenden entgegen. Der Lebensmittellieferdienst Flink nutzt das Workforce Management von Quinyx, um Abwesenheiten schnell zu besetzen, die Schichtbesetzung zu automatisieren und Mitarbeitenden mehr Work-Life-Balance zu gewährleisten. Mehr erfahren Sie im Video zur Erfolgsgeschichte.
