Tokmanni har anvendt Quinyx vagtplanlægningssystem siden 2022. Den oprindelige artikel blev offentliggjort på Tokmannis hjemmeside i august 2024.
I foråret 2023 begyndte planlægningen af et pilotprojekt med det formål at forbedre kvaliteten af vagtplanlægningen og sikre retfærdighed ved at centralisere arbejdsplanlægningen hos en ressourcekoordinator. I efteråret 2023 blev pilotprojektet lanceret i ni butikker. Ressourcekoordinator Heidi Hirvonen og Store Manager Hanna Rantakallio lagde fundamentet for implementeringen af den nye model ved at planlægge og gennemføre introduktioner og indføre centraliseret vagtplanlægning i pilotbutikkerne.
»Tidligere blev planlægningen i pilotbutikkerne udført af lederne, og arbejdet blev ofte udført i små trin. Med den nye proces for planlægning er perspektivet bredere, og det bliver lettere at styre balanceperioder i en større sammenhæng.« - Heidi
»Når man ser over en længere periode, er det lettere at sikre, at planlægningen er retfærdig, f.eks. når man fordeler weekendarbejde og morgen- og aftenvagter.« - Hanna
Den nye planlægningsproces og ressourcekoordinering har fået positiv feedback fra både medarbejdere og butikschefer. Takket være et mere overordnet perspektiv er Heidi bedre i stand til at overholde overenskomstens regler om f.eks. weekendorlov og fordeling af timer i udligningsperioden. Det bidrager til en mere retfærdig og ligeværdig planlægning.
»Heidi er blevet rost for at være nem at arbejde sammen med og for sin evne til at tage hensyn til medarbejdernes ønsker.« - Hanna
Ressourcekoordinatorens arbejde har frigjort tid for butikscheferne og reduceret deres arbejdsbyrde uden at fjerne deres ansvar for butikken eller deres mulighed for at påvirke planlægningen i deres egen butik.
Den nye proces for planlægning er blevet taget godt imod, og Heidi og Hanna blev udnævnt til månedens medarbejder i foråret.
»Det er dejligt at blive anerkendt for vores arbejde. Besøgene i butikkerne og det at sætte ansigter på projektet bidrog til en vellykket implementering af det nye vagtplanlægningssystem.« - Hanna
Pilotprojektet viste, at den nye proces for planlægning er en brugbar løsning til vagtplanlægning. I foråret 2024 kom yderligere fem butikker med, og i efteråret 2024 vil projektet blive udvidet yderligere.
»Det er altid en stor forandring at gå over til en ny proces for vagtplanlægning, men der er mange positive resultater at hente, og de kan forstærkes yderligere, når systemet implementeres i flere butikker.« - Hanna
Læs den oprindelige artikel på Tokmannis hjemmeside her.