Den Gamle By vinker farvel til Excel og goddag til optimeret drift med Quinyx

Historien om Den Gamle By

Vores historie begynder for snart 110 år siden, da Den Gamle By blev etableret under Landsudstillingen i Århus, Danmark år 1909. Grundlægger Peter Holm flyttede dengang den gamle Borgmestergård til landsudstillingen, en kæmpe industri-, håndværker- og kulturudstilling, hvor udstillingens gæster fik mulighed for at besøge gården. Selvom Landsudstillingen blev en økonomisk fiasko, blev besøgene på Borgmestergården en stor succes. Og i 1914 blev Den Gamle By officielt grundlagt, med Borgmestergården som det første udstillede hus.

Byen er løbende udvidet og repræsenterer i dag en tidsrejse fra 1600-tallet og helt frem til 2014. Her kan de i omegnen af 500.000 årligt besøgende spejle sig i fortiden, reflektere over nutiden og tænke på fremtiden. 

Den Gamle By drives dagligt af et dygtigt hold på tusind ansatte, herunder fastansatte, timelønnede, frivillige, akademikere, håndværkere, unge og gamle.

Slut med tidskrævende og manuelle processer

I tiden før Quinyx brugte Den Gamle By et hjemmestrikket Excel-system til at registrere arbejdstid og tid brugt på projekter. Dette var en tidskrævende og til dels manuel proces, og behovet for samt ønsket om en mere effektiv løsning førte til implementeringen af Quinyx.

Som administrationschef, Henning Kjærgaard forklarer: “Vi brugte et hjemmelavet Excel-system, hvor alle medarbejdere fik en ugeseddel til at registrere dag for dag, hvor mange timer de havde arbejdet, i hvilke perioder og på hvilke projekter. Hvis man arbejdede på flere projekter, registrerede man det nøjagtigt. Vi udskrev det, chefen kvitterede, og det blev afleveret og tjekket oppe i bogholderiet. Der blev kørt rapporter for at se, hvor mange timer folk havde brugt på forskellige projekter, med forskellige løndele og overført til løn- og projektstyringssystemer. Med ferie, flekstid og diverse løndele blev det indtastet i løn- og projektstyringssystemet, og det endte i bogholderiet, hvor folk fik deres løn og projekterne blev nøje dokumenteret. Det var en omfattende opgave.” 

Blandt overvejelserne omkring et nyt system var der især to faktorer som blev vægtet højt: mobilvenlighed, med muligheden for at medarbejderne kunne registrere timer via deres mobiltelefoner, og en flerdimensionel struktur, der kunne tilpasses således at arbejdstid brugt på bestemte projekter, aktiviteter og steder kunne registreres nøjagtigt. Og efter nøje overvejelse og research endte valget med Quinyx. 

Al begyndelse kan være svær

Implementeringen og udrulningen af Quinyx skete lige efter anden Covid-19 relaterede nedlukning og hjemsendelse af alle medarbejdere. Og måske var det netop dét at møde ind på ny, til et helt nyt og ukendt system, som for nogle medarbejdere affødte en ganske naturlig modstand. Som bekendt kræver al forandring tilvænning. 

Som Henning Kjærgaard forklarer: 

“De første måneder var hårde, men derefter oplevede vi at folk virkelig tog løsningen til sig og forstod, hvordan man brugte app'en og systemet.

Selv dem, der måske var kritiske over for forandringen i starten, begyndte at tage systemet til sig selvom arbejdsgangen var forandret.

Især for håndværkerne var det anderledes. Tidligere var det arbejdslederen, der registrerede arbejdstiden i Excel. Nu blev det forventet, at medarbejderne selv gjorde det. Der var en holdningsændring, hvor folk indså, at det var nemt og hurtigt at registrere arbejdstiden.”

Målbare forbedringer

Udover at tilbyde et pålideligt og brugervenligt system, som selv de tidlige kritikere måtte tilslutte sig, har Quinyx og brugen af dette system ifølge Henning Kjærgaard resulteret i en række afgørende forbedringer:   

• Effektiv tidsregistrering: Quinyx erstattede det manuelle system og introducerede mobilvenlig tidsregistrering. Det gjorde det nemt for medarbejdere at registrere arbejdstid, bidrog til fleksibilitet og optimerede vagtplaner.
• Fleksibilitet og kontrol: Især for de timelønnede har Quinyx givet større kontrol over egen arbejdstid. Timelønnede kan nu byde ind på vagter, bytte vagter og selv planlægge deres arbejdstid, hvilket har skabt en følelse af fleksibilitet og kontrol.
• Forbedret kommunikation: Quinyx-appen har også lettet kommunikation mellem medarbejdere og ledelse, samt medarbejdere imellem. “De ansatte bruger også systemet til at kommunikere, anmode om ferie, fravær og vagtbytte, og det er blevet fuldt ud accepteret blandt medarbejderne. Det er blevet en del af dagligdagen.” Fortæller Henning
• Optimeret Vagtplanlægning: Systemet har gjort vagtplanlægning mere enkel for både timelønnede og fastansatte, selv i udfordrende perioder som jul og andre højtider, hvor fleksibilitet og agilitet er afgørende.
• Datapålidelighed: Quinyx sikrer, at der er pålidelige og opdaterede data til rådighed, hvilket er afgørende for hurtig og korrekt lønkørsel.

Og som Henning Kjærgaard forklarer.

“Udover sparet administrationstid, større fleksibilitet samt forbedret kommunikation har vi nu data som man kan stole på. I forhold til det mere manuelle system som blev brugt tidligere, har vi nu tidstro og opdateret data samlet et sted. Det sikrer blandt andet hurtig, nem og korrekt lønkørsel. En anden fordel er, at dette system ikke er personafhængigt. Selv hvis man står overfor en afdelingsleders langtidssygemelding, vil en anden kunne gå ind og overtage vagtplanlægningen, for det hele er samlet i systemet. Når Quinyx er sat op, så kører det bare.” 

Med disse forbedringer kan Den Gamle By og dens ansatte fokusere på fremtiden og på missionen om at få historien formidlet til så mange glade besøgende som overhovedet muligt.