Resume
EU har pålagt medlemslande at implementere lovgivning om registrering af arbejdstid for at sikre dokumentation af overholdelse eller overtrædelse af arbejdstidsregler.
I Danmark er lovforslaget vedtaget med planlagt ikrafttrædelse den 1. juli 2024. Hermed kræves det, at arbejdsgivere indfører et pålideligt system til tidsregistrering. Selvtilrettelæggere kan undtages, men arbejdsgivere bør nøje vurdere dette. Implementering af reglerne indebærer en administrativ byrde, men valg af det rigtige system kan afhjælpe dette og samtidig imødekomme medarbejdernes behov for fleksibilitet.
Har du styr på de nye EU-regler om tidsregistrering?
At EU har regler om arbejdstid, burde ikke komme som en overraskelse for nogen. Men vidste du, at EU-domstolen i 2019 pålagde medlemslandene at indføre regler om tidsregistrering? Årsagen til dette er, at medarbejdere bør kunne dokumentere overholdelse eller overtrædelse af arbejdstidsregler.
Her i Danmark er lovforslaget vedtaget,og træder i kraft fra 1. juli 2024. Oprindeligt var planen, at det skulle ske fra 1. januar 2024.
Vi har samlet hovedpunkterne:
- Arbejdsgiver skal gøre det muligt at tidsregistrere ved at indføre et "objektivt, pålideligt og tilgængeligt" system til registrering af arbejdstid.
- I lovforslaget nævnes det, at arbejdsgiver vil have en høj grad af metodefrihed, og dermed kan den ekstra administrative byrde mindskes ved at vælge det rigtige system til formålet.
- Medarbejderen skal under hele sit ansættelsesforhold have adgang til egne oplysninger i det valgte tidsregistreringssystem.
- Arbejdsgiveren er desuden forpligtet til at opbevare de registrerede oplysninger i 5 år.
Hvem kan undtages fra de nye EU-regler?
I lovforslaget indgår det, at såkaldte "Selvtilrettelæggere" kan blive fritaget fra kravet om tidsregistrering. Definitionen af selvtilrettelæggere er medarbejdere i stillinger, hvor arbejdstiden ikke måles og/eller fastsættes på forhånd, eller hvor medarbejderen selv kan fastsætte den.
Enhver arbejdsgiver bør derfor gennemgå, hvilke medarbejdere der kan være fritaget af de nye regler ved en individuel vurdering, og det skal indgå i ansættelseskontrakten. Hvis ikke det gøres, vil den pågældende medarbejder være omfattet af de nye regler for tidsregistrering på lige fod med andre medarbejdere.
Anbefalingen er desuden, at alle kontrakter eller tillæg dertil indbefatter medarbejderens pligt til at tidsregistrere.
Lad os mindske den administrative byrde.
Som nævnt vil virksomhederne have metodefrihed, så hver virksomhed selv kan vælge, hvilket system de ønsker at anvende til tidsregistrering. Der vil dog under alle omstændigheder være tale om en øget administrativ byrde ved implementering af de nye EU-regler. Der skal udarbejdes nye virksomhedspolitikker, information skal deles, ansatte skal onboardes, der skal holdes styr på GDPR, listen er lang.
Derudover bør man som arbejdsgiver overveje, at det for nogle medarbejdere kan virke som et kontrollerende tiltag at dokumentere sin nøjagtige arbejdstid. Begge problemstillinger er reelle, men samtidig noget, der kan imødegås ved hjælp af det rigtige valg af system.
For eksempel vil man kunne aflaste administrative medarbejdere ved at samle tid- og fraværsregistrering, eventuel vagtplanlægning samt intern kommunikation i én platform.
Enhver begyndelse kan jo som bekendt være svær, og forandringer kræver tilvænning. Hos Quinyx er vi klar til at hjælpe jer med at gøre processen enkel og tager gerne en dialog om implementering af tidsregistrering hos jer.
