Mere fair personaleplanlægning giver mere tilfredse medarbejdere

 »Hvordan formår vi at forblive attraktive nok som arbejdsgiver for vores nuværende og nye medarbejdere?«

Vi hører spørgsmål som dette igen og igen i samtaler med virksomheder. Medarbejderne er den vigtigste ressource, en virksomhed har. Men arbejdsmarkedet er under forandring og det er svært at finde og fastholde nok gode medarbejdere. 

Millioner af mennesker i hele verden arbejder på skift eller på timebasis. Brancher som hotel- og restaurationsbranchen, logistik, detailhandel og andre servicesektorer beskæftiger i dag over 1,5 milliarder mennesker på verdensplan. Folk, der arbejder på upopulære tidspunkter af dagen, tjener minimumslønninger, har ofte ikke meget at skulle have sagt og kun lidt fleksibilitet i vagtplanlægningen.

»Der kan skaffes kapital, der kan bygges fabrikker, men medarbejdere skal rekrutteres,« siger Hans Christoph von Rohr, tidligere CEO for en international virksomhed inden for anlægsteknik.

Motivationsforskere har længe vidst, at man ikke kan vinde folk over med penge eller andre incitamenter alene. Tværtimod: Løn er i sidste ende en selvfølge - og bedre løn motiverer i bedste fald folk på kort sigt.
Men holdninger og følelsesmæssige bånd til virksomheden er langsigtede, og vi ved alle, at ledelse gennem motivation betyder, at man regelmæssigt viser anerkendelse, giver personligt ansvar, tilbyder muligheder for at forme virksomheden og skaber en følelse af tilhørsforhold og retfærdighed.

Det lyder jo godt. Men hvordan skal ledere opnå alt dette? 

Har du nogensinde tænkt på en moderne, intelligent løsning, som sætter medarbejderne først? En løsning, der ikke forsøger at presse alt ud af medarbejderen som en »ressource«? Som i stedet integrerer ham eller hende i personaleplanlægningen og dermed viser dem den påskønnelse, de fortjener?

• Engagerede medarbejdere er gladere, sundere og nyder deres arbejde.
• De gør din virksomhed mere rentabel. Ifølge den anerkendte Gallup-undersøgelse oplever virksomheder med engagerede medarbejdere en stigning i rentabiliteten på 22 %. Og en undersøgelse foretaget af Watson Wyatt viste, at virksomheder med et højt medarbejderengagement gav 64 % tilbage til aktionærerne over en femårig periode sammenlignet med 21 % for virksomheder med et lavt medarbejderengagement.
• Engagerede medarbejdere scorer op til 20 % højere i kundetilfredshedsundersøgelser end deres kolleger med lavt engagement.
• Tilfredse medarbejdere, der føler sig værdsat i deres arbejde, giver meget mere til deres kunder. Den samme Gallup-undersøgelse viste, at produktiviteten blandt engagerede medarbejdere igen er 20 % højere end hos dem med mindre engagement.
• Antallet af sygedage hos uengagerede medarbejdere er dobbelt så højt som hos engagerede medarbejdere.

60 procent af medarbejderne har sagt op internt.

Årsagen til dette er ganske enkel.

Lad os sætte os ind i medarbejderens rolle: Du går gennem en lang interviewproces, tester og bliver testet for at træffe det rigtige jobvalg. Og så bliver du enig med en virksomhed. Efter at du er blevet ansat, ser tingene lovende ud. Du glæder dig til at møde de nye kolleger og kaste dig ud i det spændende nye job.

Men så forsvinder hvedebrødsdagene. Og så sker der noget - en selvopfyldende profeti, så at sige. Din leder gør noget (eller undlader at gøre noget), som får dig til at sætte spørgsmålstegn ved vedkommendes integritet.

Du føler, at du hele tiden får de upopulære vagter.
Det er ikke gennemskueligt for dig, hvordan din leder organiserer vagtplanen.
Du får hele tiden besked om en vagt eller en ændring i allersidste sekund.
Timer, som du helt sikkert har arbejdet, bliver ikke talt med.
Ingen spørger dig, hvornår du er ledig og gerne vil arbejde.

Og så spørger man sig selv, hvor påskønnelsen fra interviewfasen er blevet af.

For første gang bliver man i tvivl og spekulerer på, om det virkelig er den samme virksomhed eller de samme ledere, som man mødte til samtalen. Fra da af går det ned ad bakke, og resten er ofte historie. 

Hver arbejdsdag bruger vi 50 % af vores vågne timer på arbejde. Det er godt 90.000 timer af vores liv. Og hver eneste vagtplan er derfor også et indgreb i vores liv.

Ledere har direkte indflydelse på deres medarbejderes følelsesmæssige loyalitet over for virksomheden. 

Årsagen til, at medarbejdere forlader virksomheden, er ofte manglende anerkendelse.

Medarbejdere, der forlader deres virksomhed, føler ofte, at der ikke tages tilstrækkeligt hensyn til deres ønsker og forventninger.

Når medarbejderne ikke længere er følelsesmæssigt engagerede i deres arbejde og inderst inde har sagt op, kan du være sikker på, at de vil opdatere deres CV og søge et andet sted hen.

Men hvordan motiverer, engagerer og fastholder du som leder dine medarbejdere?

Integrer dine medarbejdere i din personaleplanlægning. 

Hvilken forskel gør medarbejderorienteret og retfærdig personaleplanlægning?

Gode løsninger til personaleplanlægning er medarbejderorienterede og retfærdige. Det betyder, at hver enkelt medarbejder har afgørende indflydelse allerede i vagtplanlægningsfasen. Det være sig ved at indsende forslag og ønsker eller gennem selvorganiserede udvekslinger med kolleger - naturligvis altid baseret på virksomhedens retningslinjer.

To ting er særligt vigtige for medarbejderne, når det handler om deres arbejdstid: Planlægningssikkerhed og indflydelse på deres egen arbejdstid. Arbejdsgivere, der formår at forene begge disse faktorer, øger deres tiltrækningskraft mange gange.

Med de stigende muligheder for digitalisering og den udbredte brug af smartphones erkender flere og flere ledere i virksomhederne vigtigheden af digital personaleplanlægning. 

I mange virksomheder foregår kommunikation via WhatsApp eller e-mail. Men bortset fra databeskyttelsesreglerne ønsker de fleste medarbejdere at holde arbejds- og privatsager adskilt. 

Med en mobilapplikation som Quinyx-appen giver du dine medarbejdere mulighed for at se, hvornår deres næste vagt starter, når som helst og hvor som helst...

• se, hvornår deres næste vagt starter
• se, hvor mange timer de allerede har arbejdet i den aktuelle måned
• se, om der er ledige vagter.
• bytte vagter.
• indsende ferieanmodninger og rapportere sygedage.
  kommunikere med dine kolleger via din vagtplan-app.

Det giver dig fleksibilitet og kontrol over din arbejdstid. 

Gennemsigtig og rettidig information til medarbejderne

Et centralt punkt, som medarbejderne kritiserer i undersøgelser, er, at de ikke ved præcis, hvornår de skal arbejde, eller at de får besked om vagtændringer med alt for kort varsel. Det fører til utilfredshed.

Så snart en HR-manager opretter og offentliggør en vagtplan med Quinyx, får alle medarbejdere, der er planlagt til en vagt, besked. Og i realtid via appen på deres mobiltelefon.

Hvis der på noget tidspunkt sker ændringer i vagtplanen, får alle berørte medarbejdere også besked om disse ændringer med det samme. De kan så til enhver tid se deres aktuelle vagtplan i appen og kan reagere på den. De kan også indsende deres ferie- eller sygemeldinger eller andre anmodninger om fravær her. Alt sammen i realtid. 

Det sparer både medarbejdere og ledere for en masse tid. 

De rigtige medarbejdere på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt

Målet for enhver vagtplanlægger er at matche virksomhedens behov med medarbejdernes kapacitet så effektivt som muligt.

Men det er lettere sagt end gjort. Og alle, der udarbejder vagtplaner, kender situationen: Man har møjsommeligt udarbejdet den perfekte vagtplan. Og så ringer en medarbejder ind med kort varsel, fordi han er syg.

Nu gælder det om at finde en afløser så hurtigt som muligt. Det betyder stressende planlægning og tidskrævende arbejde. Målet er at finde en person, som a) har tid og b) har de nødvendige kompetencer.

En app gør denne søgning meget nemmere. Planlæggerne kan se i systemet, hvilke andre medarbejdere der har de relevante kvalifikationer og ekspertise eller er uddannet til disse opgaver.

Men den person, der planlægger vagterne, ved normalt ikke, hvem der er ledig til en bestemt vagt. Her hjælper appen også. Planlæggerne kan bruge den til nemt at oprette en vagt og derefter spørge medarbejderne om deres tilgængelighed. Det gælder selvfølgelig kun for medarbejdere, der opfylder de angivne kvalifikationer (færdigheder, stillinger osv.).

Med Quinyx-appen tages der højde for medarbejdernes ønsker og præferencer, før vagtplanen oprettes. Medarbejderne skal blot åbne appen, definere deres tilgængelighed, ansøge om foruddefinerede vagter eller endda tildele sig selv dem direkte. Det betyder, at der stort set ikke er behov for efterfølgende justeringer. 

Kommunikation og overblik over alle opgaver

Appen bruges også til at tildele opgaver effektivt. Medarbejderne ser opgavelisten direkte på deres mobiltelefon. Det gør især rutinearbejdet lettere. Det skyldes, at der kan gemmes enkle trinvise instruktioner eller visuelle instruktioner, f.eks. fra åbning og lukning af butikken til rengøring om aftenen. Det gør det også nemmere for vikarer, som sjældent er i butikken, at udføre opgaver.

Rutineopgaver standardiseres på tværs af alle filialer, især opgaver, der er underlagt bestemte regler og bestemmelser. Den pågældende medarbejder bekræfter i appen med et tidsstempel, når han eller hun har udført opgaven. Og butiksledelsen har disse data let tilgængelige til kontrol og analyse. 

Et godt workforce management-system skaber også gennemsigtighed med intelligente analysefunktioner. Det giver ledelsen vigtige argumenter baseret på tal, data og fakta til at finde de bedst mulige løsninger sammen med medarbejderne.

Giv medarbejderne fleksibiliteten tilbage

En anden måde at øge medarbejdernes tilfredshed og engagement på er at give dem mere fleksibilitet i hele planlægningsprocessen.

I Quinyx kan alle medarbejdere indtaste deres tilgængelighed. Det betyder, at de kan fortælle ledelsen, hvornår og hvor de kan arbejde hver uge. For eksempel er det mere sandsynligt, at studerende, der har undervisning i løbet af dagen, er tilgængelige om eftermiddagen. Andre medarbejdere er måske forældre og foretrækker at arbejde om morgenen, mens deres børn er i skole.

Med Quinyx bliver alle disse præferencer kommunikeret direkte til ledelsen. Det sparer alle for en masse tid og giver medarbejderne en stemme i hele processen.

Forbedret intern kommunikation

Quinyx appen indeholder det enkle og hurtige kommunikationsmodul »Q-Mail«. samt chatfunktionen Messenger Det gør det muligt for ledere og medarbejdere at kommunikere hurtigt og effektivitet.
Derudover er det muligt at oprette undersøgelser og surveys og sende ud direkte i appen.
Det får medarbejderne til at føle sig endnu mere hørt, værdsat og involveret.

Workforce management giver altså masser af fordele, som sikrer, at både virksomheder og medarbejdere er tilfredse med personaleplanlægningen.

Den bedste måde at finde ud af, hvor nemt og hurtigt det er at lave fair vagtplaner med moderne software, og hvordan medarbejderne også kan inddrages via appen, er at prøve de intuitive, selvguidede produkttours fra Quinyx: