Det er udfordrende at håndtere en stor arbejdsstyrke på tværs af enheder eller endda lande. Du skal sikre den rette vagtplanlægning og bemanding, sørge for at de budgetterede lønomkostninger overholdes, og sikre at prognoserne er retvisende. Der er meget at tage højde for, når det gælder vagtplanlægning, og det er svært at få det hele til at gå op i en højere enhed.
Men hvis du får den rette strategi på plads, er der meget godt at hente, for det vil give gladere medarbejdere, som vil føre til en god forretning med tilfredse kunder.
Her er ti effektive Bemandingsstrategier, som vil gavne dig, din virksomhed og dine medarbejdere.
1. Hav de rigtige folk på det rette sted på det rigtige tidspunkt
Det er hjørnestenen af0 god workforce management. Hvis du har de rigtige mennesker på det rette sted på det rigtige tidspunkt, har du mulighed for at give bedre kundeservice og få gladere kunder.
Ligesom en dårlig vagtplan vil koste dig penge, vil en god vagtplan styrke dine medarbejdere og din forretning, og den kan i yderste konsekvens være forskellen på succes og fiasko.
Det er din vagtplan, som sikrer, at du har de rigtige medarbejdere på arbejde på det rette sted på det rigtige tidspunkt. For at lave gode vagtplaner er du nødt til at forstå dine medarbejderes behov og din virksomheds behov – og tage højde for begge dele i vagtplanlægningen. For at gøre det, behøver du lidt hjælp.
2. Find de rigtige værktøjer
Hvis du administrerer din arbejdsstyrke ved hjælp af flere forskellige systemer, kan det hurtigt føre til frustrationer og øge stressniveauet. Noget kan du måske kun lave ved hjælp af regneark eller papir og blyant. Et godt forretningsoptimeringsværktøj automatiserer dine vagtplaner på baggrund af dine prognoser og giver dig mulighed for nemt og effektivt at kommunikere med dit personale og hjælper dig med at højne kvaliteten i din lønproces.
Det rigtige forretningsoptimeringsværktøj vil give dig:
- Overblik over din forretning hvor som helst og når som helst
- Advarsler hvis du er ved at overskride de budgetterede timer
- Ledere, der har mere tid til kunderne
- Evnen til at tage gode beslutninger hurtigt
- En simpel måde at kommunikere med dine medarbejdere på
- Integreret opgavehåndtering
- En nem måde for dine medarbejdere at se deres vagter, bytte vagter, søge om ferie og bede om flere timer
- Et hidtil uset overblik over dine vagtplaner, budgetter og prognoser
3. Opfyld virksomhedens behov
Forskellige værktøjer til at optimere din virksomhed er gode, men de kan ikke lave mirakler. For at få mest muligt ud af de forskellige værktøjer og opnå de bedste resultater, skal du forstå din virksomhed. Et godt sted at starte er at besvare følgende spørgsmål:
- Hvornår kommer kunderne?
- Hvornår er der mest travlt?
- Hvornår er dine kunder mest tilbøjelige til at købe?
- Hvornår har de brug for mest vejledning og assistance?
- Hvordan udvikler virksomheden sig?
Jo større viden, du har om din forretning, desto bedre vil din planlægning og håndtering være.
4. Intelligente prognoser
Gode prognoser er en af nøgleingredienserne i bedre vagtplanlægning og håndtering. Det er en kunst at kende sine historiske bemandingsniveauer - og med nøjagtige prognoser ved du, hvornår der er spidsbelastninger, og hvordan du skal planlægge efter dem.
Når du afbalancerer dine planlagte omkostninger med dine resultater, får du den mest rentable bemandingsplan. Bedre prognoser går hånd i hånd med smartere planlægning og giver dig de data, du har brug for til at sikre, at du altid har de rigtige mennesker på det rette sted på det rigtige tidspunkt.
For at lave mere effektive prognoser skal du kigge på:
- Fortiden. Brug dine historiske data som udgangspunkt
- Salget fordelt pr. time og pr. medarbejder
- Procentdelen af lønomkostninger i forhold til salg
- Lønomkostningerne
- Fraværsprocenten, der inkluderer statistik over sygefravær og feriedage
- Den optimale bemanding inklusive hvor mange fuldtidsansatte du har brug for sammenlignet med antal deltidsansatte
5. Lav bedre vagtplaner
Bedre prognoser vil hjælpe dig med at lave bedre vagtplaner, men en god vagtplan kan meget mere end det. Den kan hjælpe med at reducere medarbejderomkostningerne, øge kundetilfredsheden og generere mere salg.
Men kan den også gøre dine medarbejdere gladere? Svaret er klart ja. Før vi fortæller dig hvorfor, er det vigtigt at forstå, hvordan det føles, når man først ved, hvornår man skal arbejde, når man får sin ugentlige eller månedlige vagtplan.
Medarbejderne har sjældent kontrol over deres vagtplaner, og ofte får de deres vagtplaner med nedtil tre dages varsel. Det kan have en enorm indflydelse på deres privatliv, for det er svært at planlægge noget, når de ikke ved, hvornår de har fri.
For deltidsmedarbejdere, freelancere eller projektmedarbejdere er det en udfordring at arbejde flere steder, og det er svært for dem at regne deres løn ud, når deres timer svinger meget. Ved at lave bedre vagtplaner gør du din bemandingsplanlægning og håndtering meget lettere.
6. Kommuniker effektivt
For at genbruge et godt citat er, at ’det største problem med kommunikationen er den illusion, at den har fundet sted’. Med andre ord betyder det, at mange ofte blot antager, at deres kommunikation er blevet godt modtaget, så snart den er ’sendt afsted’. Du skal finde ud af, hvad der fungerer for dig og dine medarbejdere. Du kan sagtens bruge moderne løsninger, fx en WhatsApp-gruppe eller en Slack-kanal. Men dit workforce management system – hvis du har et nyere et af slagsen – kan også være din indgang til at kommunikere let og effektivt med dit personale.
7. Hvad skal du måle?
Hvilke tal skal du bruge til at styrke dine beslutninger, og hvilke oplysninger er vigtige for dig? Start med at finde ud af, hvad der er afgørende for dit bemandingsniveau. Alle virksomheder er forskellige, men som tommelfingerregel skal du se på:
Produktivitet
Salg
Kundestrøm igennem butikken
Antallet af kunder i butikken i en bestemt periode
Kundetilfredshed
Af disse er kundetilfredsheden nøgleordet. Glade kunder og glade medarbejdere skaber en sund og succesfuld forretning. Og tilfredse kunder er mere tilbøjelige til at vende tilbage og til at anbefale virksomheden til andre. Kundetilfredshed kan være svær at måle, men en simpel måde er at bruge smileys, når man spørger kunderne om deres oplevelse.
Hvis du forstår dine kunders mønstre, vil det hjælpe dig med at sikre, at du har det rette antal medarbejdere i din butik, på din restaurant, på dit hotel eller kontor – og derfor er kundetilfredsheden vigtig.
Og ved at sætte kundetilfredsheden først, kan du sikre, at dine vagtplaner er optimeret til at yde størst mulig kundeservice og øge dit salg.
8. Vær fleksibel
Med de rigtige værktøjer og den rette teknologi kan fleksible arbejdstider hjælpe virksomheden med at øge produktiviteten, spare tid, reducere omkostningerne, forbedre fastholdelsen af medarbejdere og booste medarbejdertilfredsheden. Når de ansatte får mulighed for at arbejde, når de vil, får virksomheden en bedre bundlinje og glade, motiverede medarbejdere.
9. Hyr de rigtige medarbejdere
Din vagtplanlægning bliver meget lettere, hvis du ansætter de rette medarbejdere og fastholder dine medarbejdere i længere tid. Et godt udgangspunkt er at definere virksomhedens formål og opbygge en stærk kultur – og sørge for, at dit team og eventuelle nye medarbejdere køber ind på virksomhedens formål og kultur.
10. Underkend ikke medarbejderengagementet
Og sidst, men ikke mindst: lad være med at gå på kompromis med medarbejderengagementet. Ifølge en undersøgelse fra Gallup har virksomheder med engagerede medarbejdere en stigning i lønsomheden på 22%. Det skyldes, at engagerede medarbejdere er mere produktive. De går en ekstra mil, arbejder hårdere og giver mere til virksomheden og dens kunder. Du kan forbedre medarbejderengagement på en række måder. Vi har samlet nogle af de bedste råd til dig her.
Download vores guide til strategisk workforce management for at finde ud af mere.