8 tips til at øge medarbejder-tilfredsheden gennem vagtplanlægning

Hvordan kan du øge medarbejdertilfredsheden og arbejdsglæden ved hjælp af vagtplaner? Her er 8 tips til at sikre, at vagtplanlægningen og håndteringen af vagtplanerne gør dine medarbejdere glade.

Glade medarbejdere er afgørende for forretningen. De er mere produktive, yder en bedre service og overholder flere sikkerhedsprocedurer. En konstant høj medarbejdertilfredshed er et ambitiøst mål, men det er faktisk inden for rækkevidde. Du kan gøre meget for selv at øge medarbejdertilfredsheden, og det er godt at have et solidt fundament at bygge den på.  Det fundament er vagtplanlægning. Hvis din vagtplanlægning er god, kommer du godt fra start og kan fortsætte med at opbygge arbejdsglæden herfra. 

Du ved sikkert, hvor indviklet det kan være at lave teambaseret vagtplanlægning. I gennemsnit bruger ledere 7 % af deres tid på at lave vagtplaner, fordi der er så mange ting at tage højde for. Det kan føles som at løse en Rubix-terning, hvor alt skal passe sammen. Man er nødt til at overveje alt fra medarbejdernes personlige præferencer og ansættelsesret til den enkelte forretnings ydeevne. Du kan dog gøre vagtplanlægning til selve grundlaget for medarbejdertilfredsheden.

RYANAIR

Konsekvenserne af dårlig vagtplanlægning og utilfredse medarbejdere kan eskalere og - i nogle tilfælde - gå eksternt. Det er Ryanairs dårlige forvaltning af piloternes vagtplaner, som medførte 20.000 aflyste flyvninger, et godt eksempel på. Det har med garanti ført til utilfredse passagerer og utilfredse piloter. For når du ikke ved, hvornår du forventes at arbejde, kan det give en lang række udfordringer.

Vagtplaner er et godt udgangspunkt til at sikre, at alle er fundamentalt tilfredse på arbejde og hjemme. Med gode vagtplaner undgår du trætte og stressede medarbejdere. Men hvad skal der til for at skabe en god vagtplan?

Her er vores 8 tips til, hvordan du sikrer, at dine vagtplaner og din håndtering af vagtplanerne gør dine medarbejdere glade. 

1.VÆR FLEKSIBEL

Mange deskless workers nyder deres job pga. den fleksibilitet og bekvemmelighed, som det skemalagte arbejde giver. Især hvis de arbejder deltid. Det bør du udnytte ved at tilbyde dem en fleksibel løsning. Hvis nogen ønsker at ændre en vagt, bør du have et system, der tillader vagtændringer inden for en bestemt periode. Herudover bør du sikre, at du planlægger medarbejdernes tid korrekt i forhold til, om de er deltids- eller fuldtidsansatte.

Som du sikkert har bemærket, anbefaler vi ikke et self-rostering system (hvor medarbejderne byder på vagter) til at sikre fleksible vagtplaner. 

2. RESPEKTER MEDARBEJDERNES PRÆFERENCER

Det er vigtigt at inddrage medarbejdernes præferencer for, hvornår de ønsker at arbejde. Dvs. at du skal have forståelse for fx forpligtelser, som gør det svært for en specifik medarbejder at dække en bestemt vagt. 

For eksempel kan en mor eller far, som regelmæssigt skal hente deres barn hver tirsdag kl. 14, ikke arbejde på det tidspunkt. Sørg for, at dine medarbejdere er tilfredse med deres vagter ved at basere dem på deres præferencer. 

3. VAGTER EFTER KOMPETENCER

Det lyder logisk kun at tildele vagter til medarbejdere med de rette kompetencer, men når der er travlt, sker det, at medarbejderne bliver bedt om at lave noget andet end det, de er vant til. At give medarbejderne vagter, der passer til deres kompetencer og roller, gør ikke kun arbejdet mere sikkert, men reducerer også stress, fordi medarbejderne ikke behøver at improvisere for at tilpasse sig deres nye rolle, men kan udføre deres job i ro og mag. 

Det er vigtigt at sikre, at medarbejderne får tilstrækkeligt med pauser i løbet af dagen. Pauser giver medarbejderne mulighed for at slappe af inden de næste timers vagt. At give medarbejderne de nødvendige pauser er en fantastisk måde at øge arbejdsglæden på, og ikke overraskende er håndhævelse af pauser et centralt element i arbejdsret.

5. UPARTISK VAGTPLANLÆGNING

Det er vigtigt, at vagtplanlæggerne er upartiske. Det kan opstå venskaber mellem ledere og medarbejdere, som kan føre til, at medarbejderne bliver favoriseret, når der lægges vagtplaner. Selvom det er naturligt at danne relationer, kan det få andre medarbejdere til at føle sig udenfor og blive utilfredse.

Venskaber på arbejde bør helt sikkert tilskyndes. For de fører til større medarbejdertilfredshed, kreativitet, bedre præstationer og team-samhørighed.  Sørg for at medarbejderne er glade og kan dyrke deres venskaber ved at lave upartisk vagtplanlægning.

6. UNDGÅ FOR ALT I VERDEN “CLOPENINGS” 

“Clopening” er et udtryk, der er opfundet af medarbejdere i detailhandlen og hotel- og restaurationsbranchen i USA. Det refererer til vagter, hvor man både lukker ned for natten og åbner igen næste morgen. Det kan føre til søvnmangel, stress og træthed.

“Clopenings” finder sted, når kun få medarbejdere kan gøre kassen op, låse byttepengene inde og hente byttepengene igen næste morgen. Men det er en dårlig idé at satse på, at en enkelt medarbejder jævnligt skal åbne og lukke forretningen. Og i EU er det ikke lovligt, fordi der kræves minimums-hviletid mellem hver vagt.

Ved at fordele ansvaret på flere hænder opnår du større medarbejdertilfredshed. 

En yderligere bemærkning er, at virksomheder, der har brug for nattevagter til fx genopfyldning og lageroptælling, også kan komme til at planlægge back-to-back-vagter. Undgå det og sørg for, at alle får tilstrækkelig fri mellem vagterne!

7. KONSISTENT PLANLÆGNING

At sikre at medarbejderne oplever sammenhæng og ved, hvornår de skal arbejde, er et af nøgleordene, når det gælder medarbejdertilfredshed. Giv dem vagtplanen i god tid og undgå så vidt muligt at foretage ændringer efterfølgende. 17 % af medarbejderne skønnes at have skiftende vagtplaner. Når man ikke kender sin vagtplan, kan det give ubalance mellem arbejde og privatliv, føre til stress og lavere arbejdsglæde. Så frigiv vagtplanen tidligt og se hvor glade dine medarbejdere bliver! 

Hårdt arbejde eller næsten intet arbejde? Spidsbelastninger, hvor dine medarbejdere LØBER rundt for at servicere og ekspedere kunder, er stressende. Spidsbelastningerne varer naturligvis ikke hele dagen, men afløses af mindre travle perioder, hvor dine medarbejdere ikke rigtig ved, hvad de skal tage sig til. Det er svært at finde balancen, men hvis du tager højde for det i vagtplanlægningen, er du sikker på at få medarbejdere, der hverken er stressede eller er ved at kede sig ihjel.

OPTIMER MEDARBEJDERTILFREDSHEDEN MED KUNSTIG INTELLIGENS

Her var de så; de 8 tips til at øge medarbejdertilfredsheden vha. vagtplanlægning. Vi får det til at lyde nemt, men det kan være udfordrende at tage højde for alle elementer - især hvis du har mange medarbejdere. Den nyeste teknologi inden for optimering af bemandingen kan dog hjælpe. Optimering af bemandingen hjælper dig med at tilpasse vagtplanerne til medarbejdernes præferencer uden at øge omkostningerne eller gå på kompromis med serviceniveau og arbejdsregler. Mere specifikt vil teknologi til automatisk vagtplanlægning hjælpe dig med automatisk at generere vagter, der er i overensstemmelse med reglerne og tildele vagter til medarbejdere baseret på deres kontrakter, roller, færdigheder og personlige præferencer. Med AI er du sikker på at lave vagtplaner, der både gør dine medarbejdere gladere og gør det mindre indviklet for dig.