At skabe en optimal vagtplan kræver mere end blot et overblik over arbejdstiden.
Kompleksiteten i at lave retfærdige vagtplaner kan hurtigt blive en udfordring.
Har du det på samme måde? Arbejder du på den næste vagtplan - og giver opgaven dig endnu engang hovedpine?
Der er mange ting at tage hensyn til, når man laver en vagtplan: Medarbejdernes ønsker og tilgængelighed, budgetterede timer, tidspunkter med høj omsætning, vagtplanskabeloner, arbejdsretlige krav og meget mere. Det er ingen overraskelse, at det i større organisationer kan tage dage eller uger, før den næste vagtplan er oprettet og klar til offentliggørelse. Og så er der ingen tvivl om, at denne dyrt købte plan bliver ændret igen og igen.
Uanset om det er en vagtplan for 6 eller 60 personer, vil der altid komme anmodninger om ændringer af vagter, fravær og arbejdstider - nogle gange med meget kort varsel. Vi ved fra mange samtaler med kunder, hvor frustrerende det kan være.
Frustrationen kommer af, at der jævnligt går værdifuld tid tabt, når ledere og planlæggere bruger timer på at oprette og justere vagtplaner i stedet for at bruge tiden på at lede medarbejdere og på vigtige opgaver, der kan øge salg og serviceniveau.
Den gode nyhed er, at det ikke behøver at være sådan. Der findes værktøjer, f.eks. moderne workforce management-software, som hjælper med at skabe retfærdige og korrekte vagtplaner - hurtigt og effektivt.
Vores tre vigtigste tips til at optimere din vagtplan
1. Personale
Lad os starte med det indlysende. At lave retfærdige vagtplaner er det vigtigste for dine medarbejdere. Uanset om du er inden for detailhandel, lager og logistik, hotel- og restaurationsbranchen, facility management eller noget helt andet.
Hvis du driver en virksomhed, hvor dine medarbejdere arbejder i skiftehold, har du brug for en vagtplan, der fungerer for dine medarbejdere.
Udgangspunktet for at lave en vagtplan er selvfølgelig virksomhedens behov. Men du bør også overveje dine medarbejderes ønsker. Når alt kommer til alt, er dine medarbejdere ligesom dig interesseret i en god integration af arbejdsliv og privatliv - det betyder, at de har faste arbejdstider, som de gerne vil arbejde på. Men dine medarbejdere vil også gerne kende de vagter, der er angivet i vagtplanen, et stykke tid i forvejen, så de kan indrette deres privatliv derefter, og de vil gerne have indflydelse på, hvornår de har fri. Ingen ønsker jo at gå glip af en fødselsdagsfest, en længe ventet koncert eller lignende på grund af en uhensigtsmæssig vagtplan.
For at sikre, at din personaleplanlægning går glat, og du sparer tid, når du laver vagtplanen, er det bedst at tale med dine medarbejdere og finde ud af, hvilke tidspunkter de helst vil arbejde på. Måske er nogen ved at spare op til en ny bil og vil gerne tage nogle aften- og weekendvagter. Måske har nogen børn og skal nå hjem for at hente, eller studerende har forelæsninger, som de ikke kan udskyde.
Samarbejd med dine medarbejdere eller teams, når du laver dine vagtplaner, for at finde en løsning, der fungerer for både dine medarbejdere og organisationen. Hvis du bruger et digitalt værktøj til personaleplanlægning, kan du nemt forespørge på dine medarbejderes tilgængelighed og anmodninger om fordeling af timer via appen og dermed involvere dine medarbejdere i udarbejdelsen af vagtplanen. Medarbejderne kan også angive deres egen tilgængelighed, før vagtplanen oprettes.
Dette kan være med til at sikrer, at dine medarbejdere er gladere og mere produktive på arbejdet.
Dine medarbejdere vil have vagtplaner, der er så standardiserede som muligt, og som er retfærdige og gennemsigtige. De vil også gerne kunne se dem på forhånd, så de kan tilrettelægge deres privatliv derefter. Konsekvenserne af ikke at respektere deres ønsker kan være betydelige, som Starbucks fandt ud af. På samme måde kan det at kontrollere, hvornår dine medarbejdere arbejder, have stor indflydelse på deres liv, arbejdsklimaet og i sidste ende virksomhedens bundlinje.
2. Tid
Tid er penge, siger et gammelt ordsprog, og det har nok aldrig været mere sandt, end når det drejer sig om vagtplaner. Størstedelen af personaleomkostningerne styres af vagtplanen. Opnå det optimale vagtforhold, og din indtjening vil blive maksimeret, mens omkostningerne holdes inden for budgettet.
Det er her, software, der bruger intelligente algoritmer til at bestemme den optimale balance mellem virksomhedens behov og medarbejdernes tilgængelighed, kan hjælpe.
Overbemanding eller unødvendigt overarbejde kan hurtigt få omkostningerne til at løbe løbsk.
Derfor indebærer god vagtplanlægning den korrekte tildeling af aftalte arbejdstimer til hver medarbejder, for hvert skift og for hver uge - eller længere tidsblokke, afhængigt af hvor lang tid i forvejen du planlægger. Det er vigtigt at vide, hvor mange timer man har brug for, og hvor meget disse timer koster virksomheden. Vagtplanen går selvfølgelig hånd i hånd med registreringen af de faktiske arbejdstimer.
3. Kunder
Dine kunder er en vigtig del af en god vagtplan. Barer og restauranter er et godt eksempel på dette, da over- eller underbemanding hurtigt kan mærkes: Det kan føles ubehageligt at være i en bar, hvor der er flere ansatte end kunder. Ligesom man ikke har lyst til at vente en evighed på sin drink, hvis der ikke er personale nok til at klare mængden af kunder.
For at undgå disse situationer skal du indsamle og bruge data til at forstå dine kunders adfærd og effekten på din virksomhed. Ved at forstå dette kan du optimere din vagtplan, så alle er tilfredse, og det rigtige personale er på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt.
Når du laver en vagtplan, er kommunikation, synlighed og brugervenlighed afgørende. Derfor tilbyder de bedste workforce management-systemer en gratis app, der gør det nemt for dine medarbejdere at bytte vagter, anmode om ferie og se, hvilke vagter de er planlagt til at arbejde på til enhver tid.
Den tidligere Retail Operations Manager hos GANT bekræfter, at brugen af teknologi, der involverer medarbejderne, har haft stor betydning.
»Takket være fleksibiliteten i det workforce management-system, vi bruger, er vi i stand til at optimere faste vagtplaner. Det betyder, at grundlaget for en vagtplan er fastlagt, hvilket inkluderer antallet af medarbejdere ved åbning og luk. Derefter ansættes ekstra medarbejdere efter behov, f.eks. i perioder med stort salg og mange leverancer.
Vi plejede at udføre vores planlægning i Excel. Indførelsen af et webbaseret system har gjort en stor forskel. Og vi er meget tilfredse. Vi har fået en meget mere smidig planlægningsproces.
Desuden har mobilappen forbedret kommunikationen med medarbejderne betydeligt. Det er nu meget hurtigere og nemmere for os at nå ud til medarbejderne med vigtig information. Vi kommunikerer også vores vagtplaner med medarbejderne seks måneder i forvejen, hvilket gør det meget nemmere for dem at planlægge deres fridage.«
Den bedste måde at finde ud af, hvor nemt og hurtigt vagtplaner kan oprettes med moderne software, og hvordan medarbejderne også kan inddrages via appen, er at prøve de intuitive, selvguidede produktture fra Quinyx:
