Die besten Arbeitspläne zu erstellen war schon immer ein Balanceakt. Auf der einen Seite gibt es die Bedürfnisse des Unternehmens mit dem Wunsch, die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Auf der anderen Seite gibt es die Mitarbeitenden und die Notwendigkeit, sie glücklich zu machen und engagiert zu halten.
Darüber hinaus gibt es so viele verschiedene Elemente zu berücksichtigen, wenn man Arbeitspläne erstellt: Mitarbeiteranfragen und -verfügbarkeiten, budgetierte Stunden, Spitzenzeiten, Schichtmuster, arbeitsrechtliche Themen...
Es ist keine Überraschung, wenn größere Unternehmen Arbeitspläne erstellen, bei denen es Tage, wenn nicht sogar Wochen dauern kann, bis sie korrekt sind. Anschließend werden diese Arbeitspläne bei Krankmeldungen oder kurzfristigen Absagen immer wieder geändert. Jeden Tag verlieren Unternehmen auf der ganzen Welt wertvolle Zeit bei der Verwaltung und Erstellung von Arbeitsplänen, anstatt sich auf ihre Mitarbeitenden und ihr Geschäft zu konzentrieren.
Außerdem hat jedes Unternehmen verschiedene Anforderungen: Einige werden der Geschäftsoptimierung Priorität einräumen. Andere wollen die Fairness der Mitarbeitenden in den Vordergrund stellen. Auch wenn sie alle unterschiedlichen Treiber haben, bessere Arbeitspläne zu erstellen, haben die besten Arbeitspläne bestimmte gemeinsame Eigenschaften.
Hier sind unsere wichtigsten Tipps, wie Sie die besten Arbeitspläne erstellen:
1. Seien Sie beim Erstellen der Arbeitspläne für Mitarbeiter:innen flexibel und geben Sie ihnen Mitbestimmungsrecht.
Mitarbeitende sehnen sich nach Mitbestimmung und Flexibilität. Sie wünschen sich die Möglichkeit, ihre Schichten selbst zu wählen, möglichst problemlos Schichten zu tauschen und zusätzliche Schichten zu übernehmen.
Wenn Sie Arbeitspläne erstellen, geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit mitzubestimmen, wann sie arbeiten wollen. Eventuell ist diese Möglichkeit nicht immer gegeben, aber Mitarbeitende, die die Kontrolle über ihre Arbeitspläne haben, sind produktiver und engagierter.
Die Flexibilität der Mitarbeitenden ist entscheidend: Nicht nur für deren Zufriedenheit, sondern auch für den Geschäftserfolg. Die richtigen Tools und Technologien können es Unternehmen ermöglichen, schnelle Arbeitspläne für Mitarbeiter:innen zu erstellen, die Produktivität zu steigern, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Gleichzeitig kann so auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert werden. Es mag den Anschein haben, dass die Einhaltung eines starren Arbeitsplans die Produktivität der Belegschaft sichert, aber die Daten zeigen, dass das Gegenteil der Fall ist.
Nicht nur, dass 85 % der Arbeitnehmenden sagen, dass Flexibilität sie produktiver macht - 60 % sagen, dass sie es als ihr gutes Recht betrachten. Die Macht wieder in die Hände der Mitarbeitenden zu legen, indem man ihnen Flexibilität gibt, wird letztendlich zu einer glücklicheren, produktiveren Belegschaft führen, die einen besseren Service für Ihre Kund:innen bietet, loyaler ist und effizienter arbeitet.
2. Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit sind das A und O
Damit Sie diese Flexibilität bieten können, muss das Tool, mit dem Sie Ihre Arbeitspläne erstellen und verwalten, einfach zu bedienen sein. Software mit komplexer Funktionalität ist großartig, aber es ist für niemanden gut, wenn man einen Abschluss in Astrophysik braucht, um sie zu bedienen. Mobile-first Personaleinsatzplanungstools sind mit einer App ausgestattet, die für die Endbenutzer (Ihre Mitarbeitenden) genauso einfach zu bedienen ist wie alle anderen Apps, die sie täglich nutzen. Mit der Quinyx-App können Sie ganz einfach Ihre Arbeitspläne erstellen, und das ganz ohne Anleitung und mit wenigen Klicks – auch auf Ihren mobilen Endgeräten. Ihre Führungskräfte sollten in der Lage sein, gesetzeskonforme und faire Arbeitspläne zu erstellen, zu optimieren und leere Schichten per Knopfdruck zu füllen.
Durch die Automatisierung des Prozesses, der mit der Erstellung und Verwaltung Ihrer Arbeitspläne verbunden ist, können Sie die Kosten effektiver kontrollieren und die Mitarbeitermotivation steigern. Sie können so auch Ihren Kund:innen einen besseren Service bieten und Zeit für Ihre Manager schaffen. Diese wiederum haben so mehr Zeit, sich auf den Erfolg Ihres Unternehmens zu konzentrieren anstatt Arbeitspläne zu erstellen.
Ganz gleich, ob Sie in der Zentrale einen Arbeitsplan für Ihr Unternehmen erstellen oder ein Mitarbeitender sich über unsere App anmeldet: Sie wünschen sich sicher eine Personaleinsatzplanung, die ein nahtloses Erlebnis auf Desktop, Handy und Tablet bietet. Idealerweise sollten Sie nach einer Lösung suchen, die für Ihre Planung, die Zeiterfassung und Integration der Gehaltsabrechnung, Prognosen, Mitarbeiterengagement und -kommunikation, Aufgabenmanagement sowie für das Reporting verwendet werden kann.
3. Verstehen Sie Ihr Unternehmen und Ihren Plan im Voraus
Wenn Sie verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert, können Sie bessere Arbeitspläne erstellen. Sie sollten wissen, wann Ihre umsatzstärksten Zeiten sind, wann Ihre Kund:innen die meiste Beratung oder Unterstützung benötigen und welchen Personalbestand Sie benötigen, um alle zufriedenzustellen.
Diese effektive Verteilung Ihrer Ressourcen ist ein absolutes Muss. Jedes Unternehmen hat „tote" Stunden und ungenutztes Personal. Indem Sie diese identifizieren, können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Personen am richtigen Ort zur richtigen Zeit haben. Dies kann sogar so weit gelingen, dass Sie weniger Personalkosten haben und gleichzeitig den Umsatz steigern, indem Sie einfach Ihren Ressourceneinsatz optimieren.
Mitarbeitende wollen im Voraus wissen, wann sie für Schichten eingeplant sind. Wenn Sie Ihr Geschäft verstehen - und wissen, wann Ihre Spitzenzeiten sind - dann können Sie ganz einfach Wochen im Voraus Arbeitspläne erstellen, die Ihren Mitarbeitenden das Leben wesentlich erleichtern.
Eine intelligente Personaleinsatzplanung-Software ermöglicht Zeitersparnis durch die Optimierung und Automatisierung Ihrer Planung. So können Sie die besten Arbeitspläne für Mitarbeiter:innen erstellen, Geld sparen, die Produktivität sowie die Effizienz steigern.
4. Mithilfe von Prognosen Arbeitspläne erstellen
Es ist unmöglich für Sie, intelligente Arbeitspläne zu erstellen, ohne genaue Prognosen zu kennen. Genaue und zuverlässige Einschätzungen können einen großen Unterschied machen. Gemeinsam mit historischen Daten können Sie folglich optimale Arbeitspläne erstellen. Wenn Sie Ihre Plankosten mit Ihren Ergebnissen abgleichen, erstellen Sie den profitabelsten Ressourcenplan. Bessere Prognosen gehen Hand in Hand mit intelligenteren Arbeitsplänen und liefern Ihnen die Daten, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Schichten effizient besetzen.
Schließlich müssen Sie über die folgenden Fragen nachdenken, wenn Sie Arbeitspläne erstellen:
- Haben Sie die richtige Anzahl von Mitarbeitenden, Vorgesetzten und Managern?
- Sind alle Ihre Schichten abgedeckt und besetzt?
- Haben Sie für Ihre auslastungsstärksten Zeiten angemessen geplant?
- Arbeiten Sie gesetzeskonform?
- Was passiert, wenn sich jemand krankmeldet?
- Bewegen Sie sich innerhalb des Budgets für die Personalkosten?
Es gibt viel zu bedenken. Regelmäßig müssen neue Arbeitspläne erstellt werden. Aus diesem Grund verwenden immer mehr Unternehmen aus verschiedenen Branchen Personaleinsatzplanung-Software als Lösung für ihre Planungsprobleme. Hier können Sie unseren kostenlosen Leitfaden zur Kostensenkung ohne Personalabbau herunterladen.
In unserem Blog finden Sie neben Infos, wie man Arbeitspläne erstellt, auch Wissenswertes zu den Themen Workforce Management, Personaleinsatzplanung und Mitarbeiterengagement. Bei Fragen können Sie uns jederzeit kontaktieren – wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
